در خصوص مدت زمان نگهداری دفاتر قانونی و رسیدگی به دفاتر در قوانین مختلف به شرح ذیل می باشد :
قانون مالیات های مستقیم :
مطابق مواد 156 و 157 قانون مالیات های مستقیم بری رسیدگی به دفاتر قانونی تا یک سال بعد از مهلت تسلیم اظهارنامه فرصت وجود دارد و همچنین تا پنج سال پس از اتمام مهلت تسلیم اظهارنامه قابلیت بررسی دفاتر وجود دارد و پس از آن مشمول مرور زمان مالیاتی می شود .
ماده ۱۵۶ – اداره امور مالیاتی مکلف است اظهارنامه مؤدیان مالیات بر درآمد را در مورد درآمد هر منبع که در موعد قانونی تسلیم شده است حداکثر ظرف یک سال از تاریخ انقضای مهلت مقرر برای تسلیم اظهارنامه رسیدگی نمایـد در صورتی که ظرف مدت مذکور برگ تشخیص درآمد صادر ننماید و یا تا سه ماه پس از انقضای یک سال فوق الذکر برگ تشخیص درآمد مذکور را به مؤدی ابلاغ نکند اظهارنامه مؤدی قطعی تلقی می شود.
هرگاه پس از قطعی شدن اظهارنامه مالیاتی یا بعد از رسیدگی و صدور و ابلاغ برگ تشخیص اعـم از ایـن کـه بـه قطعیت رسیده یا نرسیده باشد معلوم شود مؤدی، درآمد یا فعالیتهای انتفاعی کتمان شدهای داشته و مالیات متعلق به آن نیز مطالبه نشده باشد، فقط مالیات بر درآمد آن فعالیت ها با رعایت ماده (۱۵۷) این قانون قابل مطالبه خواهد بـود . در این حالت و همچنین در مواردی که اظهارنامه مؤدی به علت عدم رسیدگی، قطعی تلقی میگردد اداره امور مالیـاتی بایستی یک نسخه از برگ تشخیص صادره به انضمام گزارش توجیهی مربـوط را ظـرف ده روز از تـاریخ صـدور جهـت رسیدگی به دادستانی انتظامی مالیاتی ارسال نماید.
ماده ۱۵۷ – نسبت به مؤدیان مالیات بر درآمد که در موعد مقرر از تسلیم اظهارنامه منبع درآمد خودداری نموده اند یا اصولاً طبق مقررات این قانون مکلف به تسلیم اظهارنامه در سر رسید پرداخت مالیات نیستند مرور زمان مالیاتی پنج سال از تاریخ سررسید پرداخت مالیات می باشد و پس از گذشتن پنج سال مذکور مالیات متعلق قابـل مطالبـه نخواهـد بود، مگر این که ظرف این مدت درآمد مؤدی تعیین و برگ تشخیص مالیات صـادر و حـداکثر ظـرف سـه مـاه پـس از انقضای پنج سال مذکور برگ تشخیص صادره به مؤدی ابلاغ شود.
تبصره – در مواردی که مالیات به هر علت از غیر مؤدی مطالبه شده باشد پس از تأیید مراتب از طرف هیـأت حـل اختلاف مالیاتی مطالبه مالیات از غیر مؤدی در هر مرحله که باشد کان لم یکن تلقی میگردد و در این صورت اداره امور مالیاتی مکلف است بدون رعایت مرور زمان موضوع این ماده ظرف یکسال از تاریخ صـدور رأی هیـأت مزبـور، مالیـات متعلق را از مؤدی واقعی مطالبه نماید وگرنه مشمول مرور زمان خواهد بود.
قانون مالیات بر ارزش افزوده :
مطابق ماده 34 قانون مالیات بر ارزش افزوده مودی مکلف است که تا ده سال اسناد و دفاتر قانونی خود را نگهداری نماید .
ماده۳۴ـ مؤدیان مشمول مالیات موضوع این قانون مکلفند از دفاتر، صورتحسابها و سایر فرمهای مربوط، ماشینهای صندوق و یا سایر وسایل و روشهای نگهداری حساب که سازمان امور مالیاتی کشور تعیین می‌کند، استفاده نمایند. مدارک مذکور باید به مدت ده سال بعد از سال مالی مربوط توسط مؤدیان نگهداری و در صورت مراجعه مأموران مالیاتی به آنان ارائه شود.
قانون تامین اجتماعی :
مطابق ماده 47 قانون تامین اجتماعی کارفرمایان مکلف هستند هنگام مراحعه حسابرسان بیمه دفاتر و اسناد حسابداری را در اختیار ایشان قرار دهند .
مطابق بخشنامه های بیمه و موافقت های به عمل آمده حسابرسی بیمه از آخرین سال مالی ممکن می باشد .
ماده۴۷- کارفرمایان مکلفند صورت مزد و حقوق و مزایای بیمه شدگان همچنین دفاتر و مدارک لازم را در موقع مراجعه بازرس سازمان در اختیار او بگذارند . بازرسان سازمان می توانند از تمام یا قسمتی از دفاتر و مدارک مذکور رونوشت یا عکس تهیه و برای کسب اطلاعات لازم به هر یک از روسا و کارمندان و کارگران کارگاه و مراجع ذیربط مراجعه نمایند . بازرسان سازمان حق دارند کارگاههای مشمول قانون را مورد بازرسی قرار دهند و دارای همان اختیارات و مسئولیت های مذکور در مواد ۵۲ و ۵۳ قانون کار خواهند بود . نتیجه بازرسی حداکثر ظرف یکماه از طرف سازمان بکارفرما اعلام خواهد شد .
قانون تجارت :
ماده 13 قانون تجارت نیز صراحت دارد که دفاتر قانونی تا ده سال باید نگهداری شوند .
ماده 13 – کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکوره فوق باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوصه نوشته شود، تراشیدن و حک‌کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در دفترنویسی معمول است و در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و تاجر باید تمام آن‌دفاتر را از ختم هر سالی لااقل تا ده سال نگاه دارد.
