مطابق ماده 129 قانون تجارت اعضاء هیات مدیره و مدیر عامل شرکت و هم چنین موسسات و شرکت‌هایی که اعضای هیات مدیره و یا مدیر عامل شرکت شریک یا‌عضو هیات مدیره یا مدیر عامل آنها باشند نمی‌توانند بدون اجازه هیات مدیره در معاملاتی که با شرکت یا به حساب شرکت می‌شود به طور مستقیم یا‌غیر مستقیم طرف معامله واقع و یا سهیم شوند و در صورت اجازه نیز هیات مدیره مکلف است بازرس شرکت را از معامله‌ای که اجازه آن داده شده‌بلافاصله مطلع نماید و گزارش آن را به اولین مجمع عمومی عادی صاحبان سهام بدهد و بازرس نیز مکلف است ضمن گزارش خاصی حاوی جزئیات‌معامله نظر خود را درباره چنین معامله‌ای به همان مجمع تقدیم کند. عضو هیات مدیره یا مدیر عامل ذینفع در معامله در جلسه هیات مدیره و نیز در‌مجمع عمومی عادی هنگام اخذ تصمیم نسبت به معامله مذکور در حق رای نخواهد داشت.

بنابراین در صورتی که معامله انجام شده بدون اجازه هیات مدیره انجام گرفته باشد، ولی مجمع عمومی عادی صاحبان سهام آن را تصویب کند، آن معامله معتبر خواهد بود؛ ولی در صورتی‌که معامله بدون اجازه هیات مدیره انجام گرفته باشد و مجمع عمومی عادی صاحبان سهام نیز آن را تصویب نکند، معامله قابل ابطال خواهد بود. بدیهی است، قابل ابطال بودن معاملات، صحت آن را مخدوش نمی‌کند و اگر ظرف مدت مقرر در ماده ۱۳۱ این قانون، درخواست ابطال از دادگاه صلاحیت‌دار انجام نگیرد، معاملات کماکان نافذ (صحیح) است.هنکام تصمیم گیری در مجمع درخصوص معامله ذی نفعان معامله حق شرکت در رای گیری را ندارند.

حال شما می توانید جهت تایید معاملات با اشخاص وابسته در مجمع پایان سال اقدام فرمایید .

نمونه صورت جلسه مجمع جهت تایید معاملات با اشخاص وابسته

صورتجلسه مجمع عمومي عادي ساليانه صاحبان سهام

شرکت….. (سهامي…) به شماره ثبت …و شناسه ملي ……
مورخ ……..مربوط به عملکرد سال مالي منتهي به …….
پيرو آگهي دعوت منتشره در روزنامه اطلاعات شماره  …….مورخ  …..  جلسه مجمع عمومي عادي ساليانه صاحبان سهام  شرکت …….. ( سهامي ……)  براي سال مالي منتهي به ……. در ساعت …صبح روز …….مورخ ……. در محل دفتر مرکزي شرکت………..به نشاني ………… با حضور……درصد سهامداران و يا نمايندگان صاحبان سهام شرکت در محل قانوني شرکت تشکيل گرديد.
پس از حصول اطمينان از حضور اکثریت  صاحبان سهام ، طبق ماده 101 اصلاحيه قانون تجارت و اساسنامه شرکت آقاي ……  به عنوان رئيس مجمع، آقايان ………. و ……… به عنوان نظار، و آقاي ………. به عنوان دبير مجمع انتخاب گرديدند.

آن گاه رئيس مجمع پس از بررسي صورت سهامداران و يا نمايندگان سهامداران حاضر در مجمع با توجه به حضور اکثريت قانوني صاحبان سهام ، رسميت جلسه را اعلام نمود و سپس دستور جلسه توسط دبير مجمع به شرح زير قرائت گرديد :
1-      استماع گزارش هيات مديره و بازرس قانوني .
2-    تصويب صورتهاي مالي منتهي به  29 اسفند ماه …… و اخذ تصميم نسبت به سود قابل تقسيم .
3-    انتخاب حسابرس مستقل و بازرس قانوني  .
4-    تعيين روزنامه کثير الانتشار  .
5-    تصميم گيري در خصوص ساير مواردي که در صلاحيت مجمع عمومي عادي باشد.
سپس مجمع وارد دستور جلسه گرديد.  ابتدا گزارش فعاليت هيات مديره و سپس گزارش حسابرس مستقل و بازرس قانوني در خصوص عملکرد سال مالي منتهي به ……………..قرائت گرديد و در ادامه پس از بحث و تبادل نظر در خصوص موضوعات مطروحه، تصميمات ذيل به اتفاق آراء اتخاذ گرديد:
1-    ترازنامه مورخ …….. و صورت حساب سود و زيان و صورت جريان وجوه نقد براي  سال مالي منتهي به تاريخ مزبور با لحاظ نمودن تکاليف مندرج در صورتجلسه خلاصه مذاکرات مجمع مورد تصويب قرار گرفت و مقرر گرديد باتوجه به مفاد مواد 239 و 240 اصلاحيه قانون تجارت از محل سود قابل تخصيص به مبلغ………..ريال، مبلغ……………….. ريال به سهامداران پرداخت و مابقی به حساب سود و زیان انباشته منظور گردد .

 2-    معاملات مشمول ماده 129 اصلاحيه قانون تجارت که به تصويب هيات مديره شرکت رسيده است با رعايت مفاد قانون تجارت و اساسنامه شرکت مورد تنفيذ مجمع قرار گرفت.
3-   موسسه حسابرسي …………..  به شناسه ملي …………….. به عنوان حسابرس مستقل و بازرس قانوني اصلي و موسسه حسابرسي  …….. به شناسه ملي …….. به عنوان بازرس علي البدل براي سال مالي منتهي به …….. انتخاب گرديدند، و مجمع اختيار پرداخت حق الزحمه بازرس قانوني و حسابرس مستقل را براساس قرارداد منعقده به هيات مديره تفويض نمود.
4-    روزنامه ….. بعنوان روزنامه کثير الانتشار جهت درج آگهي هاي شرکت انتخاب گرديد.
5-   مجمع به آقاي ……………..  به شماره ملي ……. با حق توکيل به غير وکالت داد تا نسبت به ثبت مفاد صورتجلسه در اداره ثبت شرکتها و موسسات غير تجاري اقدام و اوراق و اسناد مربوطه را بدين منظور امضا نمايند.
6-    جلسه در ساعت …همان روز با ذکر صلوات خاتمه يافت.