معمولاً هنگام خرید کالا و اجرای طرحها و یا در حالت فروش کالاها در سطوح بین المللی بخصوص در بخش های دولتی و عمومی سازمانها و دستگاه های ذیربط موظفند مراتب را از طریق جراید و رسانه های گروهی اعلام نموده تا پیشنهاد کنندگان با ارائه بهترین پیشنهاد بتوانند در مناقصه یا مزایده شرکت نمایند. پیشنهاد کنندگان می بایست با ارائه ضمانتنامه و مشخصات فنی و پیشنهاد قیمت، جدی بودن قصد شرکت خود را اعلام نمایند و همچنین نشان دهند که آنها قصد خارج شدن از تشریفات مناقصه / مزایده قبل از اتمام آن را نداشته و یا در صورت برنده شدن در مناقصه یا مزایده قرارداد متعاقب آن را امضا خواهند نمود.
به طور کلی ضمانت نامه سندی است که به موجب آن بانک ضمانت اشخاص حقیقی و حقوقی را در رابطه با انجام تکالیف و تعهدات موضوع قرارداد فی مابین ذینفع (مضمون له ) و ضمانتخواه (مضمون عنه ) تا مبلغ مندرج در ضمانت نامه به عهده می گیرد که در صورت عدم انجام به موقع تعهدات از سوی ضمانت خواه با اعلام ذینفع قبل از انقضای سررسید ضمانت نامه، بانک مبلغ مذکور را در وجه ذینفع پرداخت نماید.
انواع ضمانت نامه عبارتند از :
- ضمانتنامه شرکت در مناقصه یا مزایده
- ضمانتنامه استرداد کسور وجه الضمان
- ضمانتنامه حسن انجام کار
- ضمانتنامه تعهد پرداخت
- ضمانتنامه حسن تعهدات
- ضمانتنامه گمرکی
- ضمانتنامه پیش پرداخت
- ضمانتنامه متفرقه
