با نزدیک شدن به پایان سال مالی، یکی از مهمترین وظایف واحد حسابداری کنترل نهایی و بستن حسابها است. گاهی تصور میشود برای بستن سال مالی کافی است در نرمافزار حسابداری گزینه «بستن حسابها» یا «صدور سند اختتامیه» انتخاب شود؛ در حالی که سند اختتامیه تقریباً در انتهای این فرآیند قرار دارد.
قبل از بستن حسابها باید از صحت اطلاعات حسابداری اطمینان پیدا کنیم، مغایرتها و اشتباهات را بررسی کنیم، تعدیلات پایان دوره را انجام دهیم، حسابهای موقت را ببندیم و نتیجه عملکرد دوره را مشخص کنیم.
قبل از بستن حسابها باید از صحت اطلاعات حسابداری اطمینان پیدا کنیم، مغایرتها و اشتباهات را بررسی کنیم، تعدیلات پایان دوره را انجام دهیم، حسابهای موقت را ببندیم و نتیجه عملکرد دوره را مشخص کنیم.
بستن حسابها چیست؟
در پایان هر دوره مالی باید حسابهای واحد تجاری بررسی و برای خاتمه دوره و ورود به دوره مالی بعد آماده شوند.
اما همه حسابها رفتار یکسانی ندارند.
برخی حسابها مربوط به عملکرد همان دوره هستند و در پایان دوره بسته میشوند و مانده آنها مستقیماً به دوره بعد منتقل نمیشود. این حسابها را حسابهای موقت مینامیم.
در مقابل، حسابهایی مانند داراییها، بدهیها و حقوق مالکانه با پایان سال مالی از بین نمیروند و مانده آنها پس از طی فرآیند بستن حسابها به دوره مالی بعد منتقل میشود. این حسابها را معمولاً حسابهای دائمی مینامیم.
بنابراین بستن حسابها فقط یک عملیات نرمافزاری نیست؛ مجموعهای از کنترلها و ثبتهای پایان دوره است.
مراحل بستن حسابها در پایان سال
فرآیند بستن حسابها را میتوان به چند مرحله اصلی تقسیم کرد:
اما همه حسابها رفتار یکسانی ندارند.
برخی حسابها مربوط به عملکرد همان دوره هستند و در پایان دوره بسته میشوند و مانده آنها مستقیماً به دوره بعد منتقل نمیشود. این حسابها را حسابهای موقت مینامیم.
در مقابل، حسابهایی مانند داراییها، بدهیها و حقوق مالکانه با پایان سال مالی از بین نمیروند و مانده آنها پس از طی فرآیند بستن حسابها به دوره مالی بعد منتقل میشود. این حسابها را معمولاً حسابهای دائمی مینامیم.
بنابراین بستن حسابها فقط یک عملیات نرمافزاری نیست؛ مجموعهای از کنترلها و ثبتهای پایان دوره است.
مراحل بستن حسابها در پایان سال
فرآیند بستن حسابها را میتوان به چند مرحله اصلی تقسیم کرد:
1. تهیه و کنترل تراز آزمایشی
2. بررسی ماهیت و مانده حسابها
3. انجام مغایرتگیری و کنترل حسابها
4. ثبت تعدیلات پایان دوره
5. بررسی استهلاک، ذخایر و برآوردهای لازم
6. تهیه تراز آزمایشی تعدیلشده
7. بستن حسابهای موقت
8. تعیین نتیجه عملکرد دوره
9. بررسی مالیات و نحوه تخصیص سود حسب مورد
10. انتقال مانده نهایی مرتبط به سود و زیان انباشته
11. کنترل حسابهای دائمی
12. صدور سند اختتامیه
13. انتقال مانده حسابهای دائمی به دوره بعد از طریق فرآیند افتتاح حسابها
در ادامه هر مرحله را توضیح میدهیم.
مرحله اول: تهیه و کنترل تراز آزمایشی
یکی از اولین اقدامات قبل از بستن حسابها، تهیه تراز آزمایشی و بررسی مانده حسابهاست.
برابر بودن جمع ستون بدهکار و بستانکار اهمیت دارد، اما تراز بودن به تنهایی اثبات نمیکند که تمام ثبتهای حسابداری صحیح هستند.
ممکن است سندی از نظر بدهکار و بستانکار تراز باشد اما:
برابر بودن جمع ستون بدهکار و بستانکار اهمیت دارد، اما تراز بودن به تنهایی اثبات نمیکند که تمام ثبتهای حسابداری صحیح هستند.
ممکن است سندی از نظر بدهکار و بستانکار تراز باشد اما:
- در حساب اشتباهی ثبت شده باشد.
- مبلغ آن نادرست باشد.
- دو بار ثبت شده باشد.
- در دوره مالی نامناسب ثبت شده باشد.
- حساب مقابل اشتباه انتخاب شده باشد.
بنابراین تراز آزمایشی نقطه شروع بررسی است، نه پایان آن.
مرحله دوم: بررسی حسابهای خلاف ماهیت
یکی از کنترلهای مهم، بررسی حسابهایی است که مانده آنها برخلاف ماهیت مورد انتظارشان قرار گرفته است.
برای مثال، مشاهده یک مانده غیرعادی در حساب مشتری، تأمینکننده، صندوق، بانک یا سایر حسابها باید مورد بررسی قرار گیرد.
اما یک نکته مهم وجود دارد:
خلاف ماهیت بودن یک حساب الزاماً به معنی اشتباه بودن آن نیست.
ممکن است برای مانده ایجادشده دلیل اقتصادی و مستند وجود داشته باشد. بنابراین حسابدار نباید صرفاً برای تغییر ماهیت مانده، ثبت اصلاحی انجام دهد؛ ابتدا باید علت آن را پیدا کند.
برای مثال، مشاهده یک مانده غیرعادی در حساب مشتری، تأمینکننده، صندوق، بانک یا سایر حسابها باید مورد بررسی قرار گیرد.
اما یک نکته مهم وجود دارد:
خلاف ماهیت بودن یک حساب الزاماً به معنی اشتباه بودن آن نیست.
ممکن است برای مانده ایجادشده دلیل اقتصادی و مستند وجود داشته باشد. بنابراین حسابدار نباید صرفاً برای تغییر ماهیت مانده، ثبت اصلاحی انجام دهد؛ ابتدا باید علت آن را پیدا کند.
مرحله سوم: مغایرتگیری حسابها
قبل از بستن سال مالی، حسابهای مهم باید با اسناد و مدارک مربوط تطبیق داده شوند.
یکی از مهمترین آنها حساب بانک است.
مانده حساب بانک در دفاتر باید با صورتحساب بانک مقایسه و اقلامی مانند موارد زیر بررسی شوند:
یکی از مهمترین آنها حساب بانک است.
مانده حساب بانک در دفاتر باید با صورتحساب بانک مقایسه و اقلامی مانند موارد زیر بررسی شوند:
- وجوه بین راهی
- چکهای معوق
- کارمزدهای بانکی ثبتنشده
- واریزهای ناشناس مشتریان
- اشتباهات احتمالی در دفاتر یا صورتحساب بانک
در کافه حسابدار، روش انجام این کار را بهصورت جداگانه در آموزش صورت مغایرت بانکی توضیح دادهایم.
کنترل فقط به بانک محدود نمیشود. حساب مشتریان، تأمینکنندگان، تنخواه، صندوق، دریافتنیها، پرداختنیها و سایر حسابهای بااهمیت نیز باید حسب شرایط واحد تجاری بررسی شوند.
کنترل فقط به بانک محدود نمیشود. حساب مشتریان، تأمینکنندگان، تنخواه، صندوق، دریافتنیها، پرداختنیها و سایر حسابهای بااهمیت نیز باید حسب شرایط واحد تجاری بررسی شوند.
مرحله چهارم: انجام تعدیلات پایان دوره
چکلیست بستن حسابها در پایان سال
قبل از صدور سند اختتامیه، این موارد را متناسب با فعالیت شرکت بررسی کنید:
- تراز آزمایشی کنترل شده است.
- ماندههای غیرعادی و خلاف ماهیت بررسی شدهاند.
- مغایرت حسابهای بانکی بررسی شده است.
- حساب مشتریان و تأمینکنندگان کنترل شده است.
- صندوق و تنخواه بررسی شدهاند.
- حسابهای دریافتنی و پرداختنی بررسی شدهاند.
- موجودیها و حسابهای مرتبط حسب مورد کنترل شدهاند.
- داراییهای ثابت و استهلاک بررسی شدهاند.
- تعدیلات پایان دوره ثبت شدهاند.
- ذخایر و برآوردهای لازم بررسی شدهاند.
- تراز آزمایشی تعدیلشده تهیه و کنترل شده است.
- حسابهای درآمد و هزینه بسته شدهاند.
- نتیجه عملکرد دوره مشخص شده است.
- مالیات دوره حسب مقررات بررسی و ثبت شده است.
- نحوه تخصیص سود و اندوختهها، در صورت وجود، براساس الزامات و مصوبات مربوط بررسی شده است.
- مانده نهایی حسابهای دائمی کنترل شده است.
- سپس سند اختتامیه صادر شده است.
جمعبندی
بستن حسابها یکی از مهمترین فرآیندهای پایان دوره مالی است و نباید آن را صرفاً به صدور یک سند در نرمافزار حسابداری محدود کرد.
حسابدار ابتدا باید از صحت اطلاعات اطمینان پیدا کند، مانده حسابها و مغایرتها را بررسی کند، تعدیلات و برآوردهای لازم را انجام دهد و پس از تهیه اطلاعات نهایی، حسابهای موقت را ببندد.
بعد از مشخص شدن نتیجه عملکرد و انجام اقدامات لازم درباره مالیات و تخصیص سود حسب شرایط شرکت، حسابهای دائمی کنترل و در نها
حسابدار ابتدا باید از صحت اطلاعات اطمینان پیدا کند، مانده حسابها و مغایرتها را بررسی کند، تعدیلات و برآوردهای لازم را انجام دهد و پس از تهیه اطلاعات نهایی، حسابهای موقت را ببندد.
بعد از مشخص شدن نتیجه عملکرد و انجام اقدامات لازم درباره مالیات و تخصیص سود حسب شرایط شرکت، حسابهای دائمی کنترل و در نها
