یا خریدهای فصل پاییز را میتوان در معاملات فصلی زمستان ارسال کرد؟
با سلام واحترام
پیرو سوال قبلی مبنی بر اینکه یک شرکت پیمانکاری در مهرماه1404 اقدام به شروع پروژه ای نموده است اما در 1404.11.26 دفاتر پلمپ شده است . ما تمامی هزینه های موجود را در معاملات فصلی به زمستان 1404 رد کردیم اما صورت وضعیت ها به ترتیب دوره پرداخت به تفکیک فصل پاییز و زمستان رد شده است با توجه به اینکه قرارداد اولیه که مبنای گرفتن ردیف پیمان شده است از تاریخ مهرماه تا اواسط اذرماه 1404 بمدت 40 روز بوده است اما بیشتر طول کشیده است و برگه حسابرسی و مطالبات بیمه مربوط به مهر و ابان 1404 صادر شده است ایا صلاح میدانید که معاملات فصلی خرید ها و هزینه ها که تماما در زمستان 1404 رد شده است را اصلاح و حذف نماییم و انهایی که مربوط به فصل پاییز بوده است را در فصل پاییز رد کنیم ؟ اگر در زمستان بماند میتوان فاکتور های خرید پاییز را به بیمه تامین اجتماعی استناد نمود ؟ با تشکر و سپاس فراوان
۱- آیا لازم است معاملات فصلی اصلاح شود؟
اگر تاریخ واقعی خرید کالا یا دریافت خدمات مربوط به فصل پاییز ۱۴۰۴ باشد، از نظر اصول گزارشگری بهتر است این معاملات در همان فصل ثبت و ارسال شوند.
بنابراین، در صورتی که هنوز امکان اصلاح معاملات فصلی وجود داشته باشد، پیشنهاد میشود اطلاعات بر اساس تاریخ واقعی فاکتور یا تاریخ تحقق معامله اصلاح شود تا گزارشهای فصلی با اسناد حسابداری و مدارک مثبته مطابقت داشته باشند.
هرچند ثبت همه خریدها در زمستان، بهتنهایی موجب رد هزینه یا رد دفاتر نمیشود، اما ممکن است هنگام رسیدگی مالیاتی یا بررسی مغایرت اطلاعات، از شما توضیح خواسته شود.
۲- آیا صدور صورتوضعیت در پاییز و ثبت هزینهها در زمستان اشکال ایجاد میکند؟
خیر، لزوماً اشکالی ندارد.
در قراردادهای پیمانکاری، زمان ثبت درآمد، هزینه، صورتوضعیت، خرید کالا و پرداختها همیشه یکسان نیست.
ممکن است:
- خرید مصالح در مهر انجام شده باشد.
- صورتوضعیت در آبان صادر شود.
- وجه آن در دی یا بهمن پرداخت شود.
این اختلاف زمانی در پروژههای پیمانکاری کاملاً طبیعی است؛ مشروط بر اینکه اسناد و مدارک قابل دفاع وجود داشته باشد.
۳- آیا فاکتورهای خرید پاییز که در معاملات زمستان گزارش شدهاند، برای حسابرسی بیمه قابل استناد هستند؟
بله.
حسابرسی تأمین اجتماعی معمولاً ملاک خود را اصل اسناد و مدارک مالی، تاریخ فاکتور، قرارداد، اسناد انبار، اسناد پرداخت و ارتباط هزینه با پروژه قرار میدهد، نه صرفاً فصلی که اطلاعات در سامانه معاملات فصلی ارسال شده است.
بنابراین اگر:
- فاکتورهای خرید معتبر باشند؛
- مربوط به همان پروژه باشند؛
- در دفاتر قانونی ثبت شده باشند؛
- و ارتباط آنها با اجرای پیمان قابل احراز باشد،
صرف اینکه این فاکتورها در گزارش معاملات فصلی زمستان ارسال شدهاند، معمولاً مانع استناد به آنها در حسابرسی بیمه نخواهد بود.
نکته مهم درباره بیمه تأمین اجتماعی
از آنجا که اشاره کردهاید برگ مطالبه یا حسابرسی بیمه مربوط به ماههای مهر و آبان صادر شده است، بهتر است هنگام رسیدگی، علاوه بر فاکتورهای خرید، مدارک زیر نیز ارائه شود:
- قرارداد پیمان
- ردیف پیمان
- صورتوضعیتهای تأییدشده
- اسناد خرید
- اسناد پرداخت
- اسناد انبار (در صورت وجود)
- دفاتر قانونی
در این صورت، حسابرس میتواند ارتباط هزینهها با اجرای پروژه را احراز کند، حتی اگر گزارش معاملات فصلی آنها در فصل دیگری ارسال شده باشد.
جمعبندی
با اطلاعاتی که ارائه کردهاید، اگر هنوز امکان اصلاح معاملات فصلی وجود داشته باشد، بهتر است خریدها در فصل واقعی وقوع معامله گزارش شوند تا هماهنگی بیشتری بین اسناد و گزارشهای مالیاتی وجود داشته باشد.
اما اگر اصلاح انجام نشود، صرف ارسال خریدهای پاییز در گزارش زمستان، بهتنهایی موجب بیاعتباری فاکتورها در حسابرسی بیمه تأمین اجتماعی نمیشود؛ زیرا ملاک اصلی حسابرس بیمه، اسناد و مدارک واقعی اجرای پیمان است، نه صرفاً زمان ارسال اطلاعات در سامانه معاملات فصلی.
به تجربه، در حسابرسیهای پیمانکاری، آنچه بیش از زمان ارسال معاملات فصلی اهمیت دارد، قابلیت ردیابی اسناد است. اگر بتوانید زنجیرهای شامل قرارداد → ردیف پیمان → فاکتور خرید → ثبت حسابداری → پرداخت → مصرف در پروژه را بهصورت مستند ارائه کنید، معمولاً امکان دفاع از هزینهها بسیار بیشتر خواهد بود.
