ثبت حسابداری خرید ارزاق از کارکنان و توزیع آن بین پرسنل چگونه است؟
اگر شرکت مقداری برنج را از یکی از کارکنان خریداری کرده و سپس آن را بهعنوان ارزاق به کارکنان توزیع کرده است، ثبت حسابداری در دو مرحله انجام میشود.
مرحله اول: خرید برنج
در زمان خرید، اگر برنج ابتدا وارد انبار شرکت شود:
موجودی کالا (یا موجودی ارزاق) بدهکار
بانک / حسابهای پرداختنی بستانکار
چنانچه مبلغ خرید هنوز به آن شخص پرداخت نشده باشد، به جای بانک، حساب بستانکاران یا حساب پرداختنی به کارکنان بستانکار میشود.
مرحله دوم: توزیع بین کارکنان
پس از تحویل برنج به کارکنان، ثبت زیر انجام میشود:
هزینه رفاه کارکنان (یا هزینه ارزاق کارکنان) بدهکار
موجودی کالا (ارزاق) بستانکار
این ثبت باعث انتقال بهای برنج از موجودی به هزینه رفاهی شرکت میشود.
اگر برنج مستقیماً خرید و همان روز بین کارکنان توزیع شود
در این حالت، نیازی به ثبت موجودی انبار نیست و میتوان مستقیماً ثبت زیر را انجام داد:
هزینه رفاه کارکنان بدهکار
بانک / حساب پرداختنی بستانکار
آیا خرید از یکی از کارکنان اشکالی دارد؟
خیر، از نظر حسابداری ممنوعیتی وجود ندارد؛ اما شرکت باید مدارک و مستندات کافی برای خرید را نگهداری کند، از جمله:
- فاکتور یا رسید خرید
- صورتجلسه یا تأییدیه تحویل برنج
- سند پرداخت وجه
- لیست توزیع ارزاق بین کارکنان
وجود این مدارک در رسیدگیهای مالیاتی و حسابرسی اهمیت زیادی دارد.
آیا این هزینه از نظر مالیاتی قابل قبول است؟
در صورتی که:
- پرداخت در راستای رفاه کارکنان باشد؛
- مستندات خرید و پرداخت وجود داشته باشد؛
- توزیع ارزاق قابل اثبات باشد؛
- و هزینه در دفاتر قانونی ثبت شده باشد،
در اصل میتواند بهعنوان هزینه رفاهی کارکنان مورد رسیدگی قرار گیرد. البته پذیرش نهایی همواره منوط به ارائه مدارک کافی و احراز ارتباط هزینه با فعالیت شرکت توسط مأمور رسیدگی است.
جمعبندی
اگر برنج ابتدا وارد انبار شده باشد، ثبت در دو مرحله (خرید و سپس مصرف) انجام میشود. اما اگر خرید و توزیع همزمان انجام شده باشد، میتوان مبلغ را مستقیماً به حساب هزینه رفاه کارکنان ثبت کرد.
اشتباه رایج
برخی تصور میکنند چون فروشنده یکی از کارکنان شرکت است، ثبت حسابداری باید متفاوت باشد. در حالی که هویت فروشنده تأثیری در ماهیت ثبت حسابداری ندارد؛ آنچه اهمیت دارد وجود اسناد خرید، پرداخت و تحویل کالا و همچنین ارتباط هزینه با فعالیت شرکت است.
