انتخاب نرم‌افزار حسابداری صرفاً به مقایسه قیمت یا شهرت چند برند محدود نمی‌شود. نرم‌افزاری که برای یک فروشگاه کوچک مناسب است، ممکن است برای یک شرکت تولیدی، مجموعه پیمانکاری یا سازمان بزرگ انتخاب درستی نباشد.

به همین دلیل، پیش از خرید نرم‌افزار حسابداری باید ابتدا نیازهای واقعی کسب‌وکار مشخص شود و سپس گزینه‌های موجود بر اساس چند معیار اصلی مقایسه شوند.

۱. نوع فعالیت کسب‌وکار

اولین معیار، نوع فعالیت مجموعه است.

نیازهای یک شرکت خدماتی با یک فروشگاه، شرکت تولیدی، مجموعه پخش، رستوران یا شرکت پیمانکاری متفاوت است. بعضی نرم‌افزارها عمومی هستند و برخی دیگر نسخه‌های تخصصی برای صنایع و مشاغل مختلف ارائه می‌کنند.

بنابراین بهتر است ابتدا مشخص کنید نرم‌افزار موردنظر باید چه فرایندهایی را پوشش دهد.

۲. امکانات موردنیاز

همه کسب‌وکارها به تمام امکانات یک نرم‌افزار حسابداری نیاز ندارند.

برخی مجموعه‌ها تنها به حسابداری، خرید و فروش و دریافت و پرداخت نیاز دارند؛ در حالی که شرکت‌های بزرگ‌تر ممکن است به امکاناتی مانند:

• انبار و کنترل موجودی
• حقوق و دستمزد
• دارایی ثابت
• خزانه‌داری
• تولید و بهای تمام‌شده
• پخش و فروش
• بودجه و گزارش‌های مدیریتی
• چندشرکتی و چندشعبه‌ای

نیاز داشته باشند.

پیش از خرید، بهتر است فهرستی از نیازهای ضروری و امکاناتی که ممکن است در آینده موردنیاز باشند تهیه شود.

۳. سادگی و تجربه کاربری

نرم‌افزار حسابداری قرار است به‌طور روزانه مورد استفاده قرار گیرد. بنابراین محیط کاربری پیچیده می‌تواند هزینه آموزش، خطاهای کاربران و زمان انجام عملیات را افزایش دهد.

بهتر است پیش از خرید، نسخه آزمایشی یا دموی نرم‌افزار را بررسی کنید و میزان سهولت استفاده از بخش‌های پرکاربرد را بسنجید.

۴. کیفیت گزارش‌های مالی و مدیریتی

یکی از مهم‌ترین وظایف نرم‌افزار حسابداری، تبدیل اطلاعات ثبت‌شده به گزارش‌های قابل استفاده است.

تراز آزمایشی، دفتر کل و معین، سود و زیان، ترازنامه و گزارش گردش حساب از گزارش‌های پایه هستند؛ اما بسته به نوع کسب‌وکار ممکن است گزارش‌های فروش، موجودی، بدهکاران و بستانکاران، سود محصول یا شعبه و گزارش‌های مدیریتی نیز اهمیت زیادی داشته باشند.

۵. هماهنگی با الزامات مالیاتی

با گسترش فرایندهای الکترونیکی مالیاتی، این موضوع اهمیت بیشتری پیدا کرده است.

هنگام انتخاب نرم‌افزار باید بررسی شود که محصول موردنظر تا چه اندازه با نیازهایی مانند صورتحساب الکترونیکی، سامانه مؤدیان و سایر تکالیف مالی و مالیاتی کسب‌وکار هماهنگ است و به‌روزرسانی‌های مربوط به تغییر مقررات چگونه انجام می‌شود.

۶. پشتیبانی و آموزش

حتی یک نرم‌افزار قدرتمند نیز بدون پشتیبانی مناسب می‌تواند در زمان بروز مشکل دردسرساز شود.

پیش از خرید بهتر است شرایط پشتیبانی، ساعات پاسخ‌گویی، روش‌های ارتباط با تیم پشتیبانی، هزینه تمدید خدمات و امکانات آموزشی شرکت تولیدکننده بررسی شود.

۷. امکان توسعه نرم‌افزار

ممکن است کسب‌وکار امروز کوچک باشد اما چند سال دیگر تعداد کاربران، شعب، انبارها یا حجم عملیات آن افزایش یابد.

به همین دلیل بهتر است بررسی شود که آیا امکان اضافه‌کردن کاربران، ماژول‌های جدید، شعب یا امکانات بیشتر بدون نیاز به تعویض کامل نرم‌افزار وجود دارد یا خیر.

۸. نسخه ابری یا ویندوزی

یکی دیگر از تصمیم‌های مهم، انتخاب میان نرم‌افزارهای ابری و نرم‌افزارهای نصب‌شده روی سیستم است.

نرم‌افزارهای ابری معمولاً امکان دسترسی از مکان‌های مختلف را ساده‌تر می‌کنند، در حالی که نرم‌افزارهای ویندوزی ممکن است برای برخی شرکت‌ها از نظر زیرساخت یا نحوه کنترل اطلاعات مناسب‌تر باشند.

هیچ‌کدام به‌صورت مطلق بهتر نیستند و انتخاب باید بر اساس شرایط کسب‌وکار انجام شود.

۹. امنیت و پشتیبان‌گیری اطلاعات

اطلاعات حسابداری از مهم‌ترین دارایی‌های اطلاعاتی هر کسب‌وکار است.

باید مشخص شود نرم‌افزار چگونه از اطلاعات محافظت می‌کند، نحوه تهیه نسخه پشتیبان چگونه است و در صورت خرابی سیستم یا حذف اطلاعات چه امکاناتی برای بازیابی وجود دارد.

در نرم‌افزارهای آنلاین نیز بررسی شیوه نگهداری داده‌ها و سیاست‌های امنیتی ارائه‌دهنده اهمیت دارد.

۱۰. قیمت واقعی نرم‌افزار

قیمت اولیه تنها بخشی از هزینه استفاده از نرم‌افزار است.

هزینه نصب، آموزش، پشتیبانی سالانه، اضافه‌کردن کاربران، خرید ماژول‌های جدید و ارتقای نسخه‌ها نیز باید بررسی شود.

در نتیجه بهتر است به‌جای مقایسه صرف قیمت خرید، هزینه کل استفاده از نرم‌افزار در چند سال مقایسه شود.

۱۱. اعتبار و سابقه شرکت سازنده

سابقه فعالیت تولیدکننده، تعداد کاربران، استمرار توسعه محصول و کیفیت خدمات پس از فروش می‌تواند در انتخاب نرم‌افزار مؤثر باشد.

البته شناخته‌شده‌بودن یک برند به‌تنهایی به معنی مناسب‌بودن آن برای همه کسب‌وکارها نیست.

بهترین نرم‌افزار حسابداری کدام است؟

پاسخ واحدی برای این سؤال وجود ندارد.

بهترین نرم‌افزار حسابداری، نرم‌افزاری است که با نوع فعالیت، حجم عملیات، تعداد کاربران، بودجه، نیازهای گزارش‌گیری و برنامه توسعه کسب‌وکار تناسب بیشتری داشته باشد.

به همین دلیل، بهتر است پیش از خرید چند گزینه مناسب انتخاب و امکانات آن‌ها با یکدیگر مقایسه شود.

کافه حسابدار برای کمک به این انتخاب، بانک جامع نرم‌افزارهای حسابداری ایران  را تهیه کرده است که در نسخه فعلی آن ۱۵۵ نرم‌افزار و خانواده نرم‌افزاری شناسایی و معرفی شده‌اند.

با مراجعه به این بانک می‌توانید گزینه‌های بیشتری را بشناسید و سپس بر اساس نیازهای واقعی کسب‌وکار خود، انتخاب محدودتر و دقیق‌تری انجام دهید.

جمع‌بندی

هنگام خرید نرم‌افزار حسابداری نباید تنها به قیمت، تبلیغات یا شهرت برند توجه کرد. نوع فعالیت، امکانات، گزارش‌ها، پشتیبانی، امنیت، امکان توسعه و هماهنگی نرم‌افزار با نیازهای قانونی و مالیاتی باید در کنار یکدیگر بررسی شوند.

چند ساعت بررسی دقیق پیش از انتخاب نرم‌افزار می‌تواند از هزینه و دردسر تغییر سیستم در آینده جلوگیری کند.