خیر؛ اگر صورتحساب‌های طراحی نرم‌افزار در زمان انجام کار در سامانه مؤدیان ثبت و تعیین تکلیف شده‌اند، هنگام تکمیل پروژه و انتقال مبالغ به حساب دارایی نامشهود، نباید همان مبالغ را مجدداً به‌عنوان خرید گزارش کنید.

در موضوعی که مطرح کرده‌اید باید ثبت حسابداری مخارج ایجاد نرم‌افزار را از تکالیف مربوط به صورتحساب الکترونیکی و معاملات فصلی جدا کنیم.

اگر شرکت مهندسی به‌صورت ماهانه بابت طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزار برای شرکت شما صورتحساب صادر می‌کند، اصل معامله در همان مقطعی اتفاق افتاده که خدمت ارائه و صورتحساب مربوط به آن صادر شده است. اینکه شما این مبالغ را فعلاً در حساب «پیش‌پرداخت» یا حساب دیگری نگهداری می‌کنید و پس از تکمیل پروژه به دارایی نامشهود منتقل می‌کنید، به‌خودی‌خود باعث نمی‌شود تاریخ معامله به زمان بهره‌برداری از نرم‌افزار منتقل شود.

البته استفاده از عنوان «پیش‌پرداخت» برای تمام مبالغ ماهانه لزوماً صحیح نیست.

اگر مبلغی واقعاً قبل از انجام خدمت به پیمانکار پرداخت شده باشد، ثبت آن به‌عنوان پیش‌پرداخت قابل توجیه است. اما اگر شرکت مهندسی بخشی از طراحی نرم‌افزار را انجام داده، صورت‌وضعیت یا صورتحساب صادر کرده و آن بخش از کار مورد تأیید شرکت شما قرار گرفته است، بسته به شرایط قرارداد و احراز معیارهای شناسایی، معمولاً باید مبالغ مربوط به پروژه در حال تکمیل در حسابی مانند «دارایی نامشهود در جریان تکمیل» تجمیع شود، نه اینکه تا پایان پروژه همگی پیش‌پرداخت باقی بمانند.

پس از آماده شدن نرم‌افزار برای استفاده نیز مبلغ واجد شرایط به حساب دارایی نامشهود مربوط منتقل می‌شود؛ برای مثال:

نرم‌افزار / دارایی نامشهود                 بدهکار

دارایی نامشهود در جریان تکمیل              بستانکار

این ثبت صرفاً انتقال بین حساب‌های شرکت شما است و خرید جدیدی از شرکت مهندسی محسوب نمی‌شود.

تکلیف صورتحساب‌های صادرشده در سامانه مؤدیان چیست؟

اگر شرکت مهندسی بابت خدمات انجام‌شده صورتحساب الکترونیکی معتبر در کارپوشه شرکت شما صادر کرده است، شما باید در موعد قانونی نسبت به صورتحساب‌ها واکنش مناسب نشان دهید.

در اینجا نباید منتظر بمانید تا پروژه تمام و نرم‌افزار به حساب دارایی ثابت نامشهود منتقل شود؛ زیرا زمان بهره‌برداری از دارایی، تعیین‌کننده زمان پذیرش صورتحساب الکترونیکی فروشنده نیست.

آیا هنگام بهره‌برداری دوباره باید در معاملات فصلی ثبت شود؟

خیر.

اگر صورتحساب‌های مربوط به طراحی نرم‌افزار قبلاً در دوره‌های مربوط در سامانه مؤدیان ثبت و تکلیف آنها مشخص شده باشد، زمانی که پروژه تکمیل می‌شود و شما مانده «دارایی نامشهود در جریان تکمیل» را به حساب «نرم‌افزار» منتقل می‌کنید، معامله جدیدی اتفاق نیفتاده است که بخواهید مجدداً آن را به‌عنوان خرید گزارش کنید.

در واقع ثبت:

دارایی نامشهود ← دارایی نامشهود در جریان تکمیل

یک ثبت داخلی حسابداری است، نه خرید جدید.

بنابراین گزارش مجدد همان مبالغ می‌تواند موجب دوباره‌اظهاری معامله و ایجاد مغایرت شود.

 نکته مهم درباره «معاملات فصلی»

با توسعه سامانه مؤدیان، باید توجه داشت که تکلیف ارسال اطلاعات موضوع ماده ۱۶۹ برای معاملاتی که صورتحساب الکترونیکی آنها مطابق مقررات در سامانه مؤدیان ثبت شده است، با معاملات خارج از سامانه یکسان نیست.

بنابراین قبل از ارسال مجدد این ارقام در گزارش معاملات فصلی، باید مشخص شود صورتحساب موردنظر از چه نوعی است و آیا اطلاعات آن قبلاً به‌طور کامل در سامانه مؤدیان ثبت شده است یا خیر. هدف این است که یک معامله واحد دوبار گزارش نشود.

در نهایت با توجه به شرایطی که توضیح داده‌اید، اگر شرکت مهندسی طی اجرای پروژه صورتحساب‌های مربوط را در سامانه مؤدیان صادر کرده و شرکت شما نیز آنها را در همان دوره‌ها تعیین تکلیف کرده باشد، پس از تکمیل نرم‌افزار و انتقال مبلغ انباشته‌شده به حساب دارایی نامشهود، نباید همان مبالغ را مجدداً به‌عنوان خرید گزارش کنید.

یکی از اشتباهات رایج این است که حسابدار تصور می‌کند چون نرم‌افزار در پایان پروژه به حساب دارایی نامشهود منتقل شده، در همان زمان یک «خرید دارایی» جدید اتفاق افتاده است. در حالی که اگر هزینه‌های ایجاد نرم‌افزار قبلاً بر اساس صورتحساب‌های پیمانکار ثبت شده باشند، انتقال

مانده به حساب دارایی نامشهود صرفاً تغییر طبقه‌بندی حسابداری است و معامله جدیدی ایجاد نمی‌کند.

یک اصلاح کوچک هم برای پاسخ قبلی خودمان مهم است: من برای این مورد از عبارت «دارایی ثابت نامشهود» استفاده نمی‌کنم؛ اصطلاح دقیق‌تر در ادبیات حسابداری «دارایی نامشهود» است.