برای این کار نباید شماره موبایل مدیرعامل را به شماره حسابدار تغییر دهید. راه درست این است که حسابدار به‌عنوان «کاربر فرعی» شرکت تعریف شود؛ سپس حسابدار با کد ملی، اطلاعات کاربری و شماره همراه متعلق به خودش وارد درگاه مالیاتی شود. صرف واردکردن کد ملی در قسمت نقش‌ها به این معنا نیست که کد ورود مدیرعامل از این پس برای حسابدار ارسال می‌شود.

در شرکت‌های حقوقی، حساب اصلی متعلق به مؤدی/نماینده قانونی است. برای اینکه حسابدار یا مسئول مالی مجبور نباشد برای هر بار ورود کد پیامک‌شده مدیرعامل را بگیرد، سامانه امکان تعریف کاربر فرعی را پیش‌بینی کرده است. طبق راهنمای سامانه، کاربر فرعی باید خودش از قبل در درگاه ملی خدمات الکترونیک مالیاتی ثبت‌نام داشته باشد و بعد از تخصیص دسترسی، با نام کاربری و رمز خودش وارد شود.
مسیر تعریف دسترسی در راهنمای سامانه به این شکل آمده است: ورود به کارپوشه شرکت ← مدیریت پرونده مالیاتی ← مدیریت کاربران ← کاربران ← ایجاد کاربر فرعی. سپس کد ملی حسابدار وارد و استعلام می‌شود و سطح دسترسی مناسب به او اختصاص داده می‌شود.

بنابراین اگر کد ملی خودتان را در «نقش‌ها» وارد کرده‌اید ولی هنوز هنگام ورود با شناسه/حساب مدیرعامل کد برای مدیرعامل می‌رود، این موضوع طبیعی است؛ شما نباید از حساب مدیرعامل وارد شوید. پس از اینکه کاربر فرعی به‌درستی ایجاد و دسترسی پرونده به شما تخصیص داده شد، باید از صفحه اصلی درگاه ملی خدمات الکترونیک مالیاتی با اطلاعات کاربری خودتان وارد شوید و سپس پرونده شرکتی که به شما تخصیص داده شده را انتخاب کنید. راهنما نیز تصریح می‌کند که رمز یک‌بارمصرف ورود به شماره همراه ثبت‌شده برای همان کاربر ارسال می‌شود.

شماره همراه مدیرعامل را صرفاً برای اینکه پیامک‌ها به حسابدار برسد تغییر ندهید. تعریف کاربر فرعی راهکار اصولی سامانه است و مدیرعامل نیز می‌تواند سطح دسترسی کاربر فرعی را تعیین، تغییر یا در صورت لزوم مسدود کند.