در این شرایط، باید بین اصلاح اطلاعات حسابداری و اصلاح اظهارنامه مالیاتی سنوات گذشته تفاوت قائل شد.

اظهارنامه عملکرد سال ۱۴۰۳ قطعی شده و امکان اصلاح اطلاعات آن وجود ندارد، لزوماً به این معنا نیست که شما باید همان ارقام را بدون بررسی در سیستم انبار ادامه دهید.

از منظر حسابداری

مشکل اصلی این است که موجودی ابتدای دوره فقط به صورت یک مبلغ ثبت شده و ترکیب آن مشخص نیست.

برای مثال:

• موجودی مواد اولیه: ۲۶ میلیارد ریال
• موجودی کالای ساخته‌شده: ۸ میلیارد ریال

اما مشخص نیست این مبالغ مربوط به چه اقلامی هستند.

در چنین شرایطی، اولین اقدام، تهیه موجودی‌برداری واقعی و تعیین ترکیب موجودی‌ها در ابتدای استقرار سیستم است.

اگر این امکان وجود داشته باشد، بهتر است با استفاده از:

• موجودی واقعی انبار
• سوابق خرید
• اسناد تولید
• اطلاعات واحد تولید
• نظر کارشناسان فنی

ترکیب موجودی‌ها تا حد امکان بازسازی شود.

اگر هیچ مستند قابل اتکایی وجود ندارد و تعیین ریز موجودی‌ها عملاً امکان‌پذیر نیست، نباید ارقام فرضی یا ساختگی وارد سیستم شود.

در این حالت معمولاً راهکار عملی این است که:

• مبلغ موجودی اول دوره به صورت یک یا چند کد موقت (مثلاً «موجودی انتقالی اول دوره») در سیستم ثبت شود.
• از تاریخ استقرار سیستم، تمام ورود و خروج‌ها به‌صورت صحیح ثبت شوند.
• با ادامه فعالیت، سهم موجودی انتقالی به‌تدریج مصرف و جای خود را به موجودی‌های واقعی بدهد.

این روش از ثبت اطلاعات غیرواقعی جلوگیری می‌کند و امکان کنترل عملیات جاری را نیز فراهم می‌سازد.

در خصوص موجودی کالای ساخته‌شده نیز اگر ریز محصولات مشخص نیست، بهتر است از تخصیص ساختگی موجودی بین محصولات خودداری شود.

اگر بخواهید موجودی را به محصولات مختلف تخصیص دهید، ممکن است بهای تمام‌شده برخی کالاها از مبلغ فروش آن‌ها بیشتر شود و گزارش‌های مالی را غیرواقعی کند.

بنابراین تا زمانی که اطلاعات قابل اتکا وجود ندارد، بهتر است موجودی انتقالی به صورت تجمیعی نگهداری شود و از تولیدات جدید به بعد، بهای تمام‌شده به‌درستی محاسبه گردد.

 از منظر مالیاتی

از آنجا که اظهارنامه عملکرد سال ۱۴۰۳ قطعی شده است، تغییر در ترکیب موجودی‌ها به‌تنهایی تأثیری بر مالیات قطعی آن سال ندارد.

اما از سال جاری به بعد، لازم است:

• خریدها
• مصرف مواد
• تولید
• موجودی پایان دوره

بر اساس اسناد واقعی ثبت شوند.

در رسیدگی مالیاتی، آنچه اهمیت بیشتری دارد قابلیت دفاع از اطلاعات سال جاری است.

بنابراین، اگر بتوانید مستندات کافی برای عملیات سال جاری ارائه کنید، صرف ابهام در ریز موجودی ابتدای دوره لزوماً موجب رد دفاتر نخواهد شد؛ هرچند ممکن است مأمور رسیدگی درباره نحوه تعیین موجودی اول دوره سؤال کند.

در سیستم ادواری، موجودی مواد و کالا در طول سال به‌صورت مستمر به‌روزرسانی نمی‌شود و معمولاً در پایان دوره از طریق موجودی‌برداری تعیین می‌شود.

بنابراین، اگر در سال جاری قصد دارید کنترل دقیق موجودی‌ها را داشته باشید، پیشنهاد می‌شود هم‌زمان با استقرار سیستم انبار، به سمت سیستم دائمی حرکت کنید.

این کار موجب می‌شود:

• کنترل مواد اولیه آسان‌تر شود.
• بهای تمام‌شده دقیق‌تر محاسبه شود.
• مغایرت‌های انبار سریع‌تر شناسایی شوند.
• رسیدگی‌های مالیاتی و حسابرسی نیز ساده‌تر انجام شود.

در نهایت با اطلاعاتی که ارائه کرده‌اید، پیشنهاد نمی‌شود ریز موجودی مواد اولیه یا کالای ساخته‌شده را به‌صورت فرضی و بدون مستندات تعیین کنید.

بهتر است موجودی ابتدای دوره به‌عنوان موجودی انتقالی حفظ شود و از تاریخ استقرار سیستم، تمام عملیات خرید، مصرف، تولید و فروش به‌صورت صحیح ثبت گردد. در صورت امکان نیز ترکیب موجودی‌ها با استفاده از اسناد و اطلاعات فنی بازسازی شود.

همانطور که اشاره شد عملیات طول سال را بدون توجه به موجودی ابتدای سال ثبت نمایید و در انتهای سال با انبار گردانی و مشخص شدن دقیق موجودی پایان سال می توانید موجودی ابتدای سال را مشخص نمایید