تعریف تنخواه
تنخواه در بیشتر فرهنگنامههای فارسی به معنای پول نقد، سرمایه نقدی، مال و متاع و برات معنی شده است.
واژه تنخواه برای اولین بار در تاریخ بیهقی به کار رفته که معنای دقیق آن مشخص نیست اما مفهوم بخشی از مواجب یا همه مواجب را در بر داشته است.
اصطلاح امروزی تنخواه در فرهنگ علوم اقتصادی نیز آمده و کاربردهای فراوانی در سیستم مالی دارد.
تنخواه در حسابداری به هزینهای گفته میشود که برای پرداخت نیازمندیهای جزئی اداری و شرکتی در نظر گرفته میشود. این هزینه به صورت وجه نقد یا اعتبار به یکی از کارکنان به عنوان تنخواهدار تحویل داده میشود تا برای مخارج روزمره از آن استفاده کند و برای دسترسی به منابع مورد نیاز، درگیر تشریفات اداری بیش از حد نباشد. تنخواهدار باید برای تمامی پرداختهایی که مبلغ آنها از تنخواه کسر میشود فاکتور تهیه کند.
در تعریفی دیگر تنخواه به مبلغی معین گفته میشود که از وجوه شرکت، بر اساس اعتبارات ابلاغشده از سوی مدیر امور مالی یا نماینده وی و با تایید مدیرعامل یا مقامات مجاز، به فرد یا واحد مشخصی واگذار میشود. این مبلغ به عنوان دارایی شرکت در حسابهای مالی ثبت میگردد و صرف هزینههای جاری، فوری و جزئی میشود.تنخواه گردانی فرآیندی است که در آن یک فرد معتمد به نام «تنخواه گردان» یا «تنخواه دار»، مسئول استفاده از این مبلغ در جهت پرداخت هزینههای لازم شرکت است.
و در تعریف آخر تنخواهگردان یا تنخواه یک مبلغ نقدی کوچک است که توسط واحد مالی بنگاه اقتصادی در اختیار برخی کارکنان قرار میگیرد تا بتوانند هزینههای جزئی و روزمره شرکت را ازآن پرداخت کنند. به زبان ساده، تنخواه همان پول تو جیبی است که به کارکنان داده میشود تا نیازی به تایید مالی برای هر پرداخت کوچک نباشد. برای مثال یکی از کارکنان باید بستههای پستی را روزانه یا هفتگی ارسال کند. به جای اینکه هر بار برای پرداخت هزینه پست، تاییدیه بگیرد، مبلغی به عنوان تنخواه در اختیارش قرار میگیرد تا بتواند به راحتی و بدون دردسر آن هزینهها را پرداخت کند.
تعریف تنخواه دار
تنخواه دار به کسی گفته میشود که حساب تنخواه در اختیار او قرار میگیرد و نسبت به تسویه آن مسئول است. او وجه مشخصی را دریافت میکند و موظف است این منابع مالی را در مسیر امور شرکت هزینه کند؛ یعنی از حساب تنخواه برای منافع شخصی استفاده نکند و برای هر هزینه، مدارک معتبر ارائه دهد.در برخی سازمانها، برای نظارت بهتر ممکن است در هر بخش یک صندوق یا تنخواه جداگانه تعریف شود و به تناسب اندازه و نیاز مجموعه، بیش از یک نفر در نقشهای مرتبط با تنخواه فعالیت کنند.
تنخواهدار باید فردی مورد اعتماد باشد، معمولا مامور خرید هر بنگاه اقتصادی مسئولیت تنخواهداری را نیز برعهده دارد. ممکن است تنخواه دار یک فرد ثابت نباشد و بسته به شرایط بنگاه اقتصاد، کارکنان مختلفی متناوبا این مسئولیت را برعهده داشته باشند و یا هر بخش از بنگاه اقتصادی بزرگ تنخواهدار جداگانه داشته باشد.
به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده می گیرد تنخواه دار می گویند. در موسسات و شرکت های بزرگ شغل تنخواه داری بسیار شغل مهم و حساسی است و در نتیجه کسی مسئول انجام این کار میشود که فردی مورد اعتماد و درستکار باشد و مورد تایید هیئت مدیره شرکت نیز باشد.
تفاوت تنخواه دار و تنخواه گردان
دو اصطلاح «تنخواه دار» و «تنخواه گردان» گاهی به جای هم استفاده میشوند، اما یکسان نیستند :
تنخواهگردانی : یک فرآیند است؛ یعنی سازوکار استفاده از یک حساب یا صندوق با موجودی نسبتاً کم برای پرداخت هزینههای جزئی روزمره شرکت، با ثبت پرداختها و صدور رسید و شارژ شدن در زمان مشخص.
تنخواه دار : یک فرد است؛ یعنی مسئول رسیدگی به این فرآیند، ثبت سوابق پرداخت، مدیریت هزینههای خرد و نگهداری صندوق یا کارت تنخواه و کنترل دسترسی دیگران به آن.
به بیان روشنتر: تنخواهگردانی «عمل» است و تنخواه دار «انجامدهنده» این عمل.
وظایف تنخواه دار
- آگاهی و تسلط کافی بر آییننامههای شرکتی و سازمانی
- دریافت اعتبار مالی و تهیه خدمات و کالای موردنیاز و انجام عملیات پرداخت
- جمعآوری اسناد پرداخت برای ثبت در حسابداری
- دریافت رسید تحویل کالا و خدمت از واحدهایی که اعلام نیاز کردهاند
- تحویل اسناد مالی به حسابداری
- ثبت و ذخیرهسازی هزینهها و پرداختها به صورت مکتوب یا دیجیتال
- بازگرداندن مازاد تنخواه
- تنظیم صورتجلسه تنخواه
- ارائه صورت تنخواه در پایان هر ماه یا دوره مالی
تفاوتهای بین تنخواه و صندوق
با وجود شباهتهایی که در برخی موارد بین حساب تنخواه و صندوق وجود دارد، این دو مورد تفاوتهای اساسی دارند که به شرح زیر است :
مسئولیت دریافت و پرداخت :
در حساب تنخواه، وجه به فردی واگذار میشود که مستقیماً مسئول خرید و پرداخت هزینههای جزئی است؛ در حالی که صندوق معمولاً به مدیریت واحد حسابداری واگذار شده و مسئولیت خرید بر عهده فرد خاصی نیست.
محدودیت مبلغی :
مبلغ تنخواه بر اساس هزینههای جاری و با سقف مشخص تعیین میشود، اما برای صندوق محدودیت مشخصی وجود ندارد و هر میزان وجه نقدی در آن ثبت میشود.
ثبت و کنترل هزینهها :
در حساب تنخواه تمامی پرداختها با اسناد، رسیدها و روکشهای مخصوص ثبت و به ترتیب زمان و تاریخ ثبت میشوند؛ در مقابل، صندوق معمولاً تحت نظارت مدیران بالاتر قرار دارد و تمامی پرداختها با تاییدیههای مربوطه انجام میگردد.
شارژ و تسویه :
در حساب تنخواه، پس از پایان هر دوره مالی، مانده وجه به حساب شرکت عودت داده شده و صورت تسویه تنظیم میشود؛ اما در صندوق، پرداختها به صورت پیوسته ثبت و کنترل میشوند.
تفاوت بین تنخواه و صندوق را به اختصار ذر موارد ذیل نیز می توان مشاهده نمود :
- پرداختهای روزانه صندوق باید ثبت شوند اما تنخواه در پایان دورههای مشخصی ثبت میشود.
- صندوق سقف پرداخت ندارد ولی برای تنخواه سقف مشخصی تعریف میشود.
- برداشت از صندوق نیاز به تأیید مدیران ارشد دارد اما برداشت از تنخواه کاملاً در اختیار تنخواهدار است.
- به عبارت دیگر حساب تنخواه مستقیماً در اختیار تنخواهدار است در حالی که حساب صندوق با نظارت مسئولان و مدیران در اختیار مسئول خرید قرار میگیرد.
- تنخواه فقط برای هزینههای جزئی و روزمره قابل پرداخت است.
انواع تنخواه گردان در حسابداری
با توجه به نیازها و نوع فعالیت سازمانها، تنخواه گردانی به چند صورت اصلی تقسیم میشود که مهمترین آنها عبارتند از :
تنخواه گردان ثابت
در این نوع، مبلغ مشخص و ثابتی در هر دوره مالی به تنخواه دار واگذار میشود.
- ویژگیها :
- ثبت ساده و مستقیم هزینهها
- پرداخت سریع هزینههای ضروری
- محدودیت در استفاده از مبلغ دریافتشده، به گونهای که هزینه های پرداختی نباید از سقف تعیین شده تجاوز کنند
- محدودیتها :
در صورت پرداخت هزینههای اضافی یا خارج از چارچوب، مسئولیت به عهده تنخواه دار قرار میگیرد.
تنخواه گردان متغیر
در این روش، یک سقف مبلغ مشخص تعیین میشود که امکان پرداخت هزینهها تا آن سقف وجود دارد.
- ویژگیها :
- انعطافپذیری بیشتر در پرداخت هزینههای مختلف
- در پایان دوره مالی، تنخواه دار موظف است رسیدها و مانده مبلغ را به دقت بررسی و تطبیق دهد
- مزایا :
- امکان مدیریت دقیقتر هزینهها
- کنترل بهتر نسبت به میزان مصرف و مانده موجودی
مهمترین اهداف تنخواهگردان در حسابداری
پرداخت آسان و سریع هزینهها
تخصیص تنخواه موجب سرعت و دقت بیشتر در پرداخت هزینههای جاری و جزئی بنگاه اقتصادی میشود.
کاهش حجم عملیاتهای حسابداری
از تنخواه جهت پرداخت باعث کاهش حجم عملیات های پرداخت و در پی آن کاهش حجم عملیات حسابداری در یک بنگاه اقتصادی استفاده میشود. هر چه پرداختهای یک بنگاه اقتصادی به سمت پرداخت های بانکی و یا صندوق بنگاه اقتصادی پیش برود سرعت عمل در پرداخت کاهش پیدا مییابد و عملیات حسابداری را در امور شرکت طولانیتر و پیچیدهتر خواهد کرد. اما پرداخت بخشی از هزینهها با استفاده از تنخواه جهت پرداخت از این فشار کم میکند.
کنترل وجوه نقد مجموعه
کنترل وجوه نقدی برای هزینه های جزئی و نقدی بنگاه اقتصادی، خود امری حائز اهمیت است که مدیریت آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار آسان می شود.
محاسبه سقف تنخواه
توجه داشته باشید مبلغ تنخواه باید براساس یک برآورد منطقی از هزینههای احتمالی تعیین شود و همهء هزینههای پرداخت شده باید با اسناد و مدارک لازم ثبت شوند. این کار باعث میشود حسابهای بنگاه اقتصادی به روز بمانند و امکان ردیابی تمام هزینهها وجود داشته باشد. رسیدها، فاکتورها و تمامی اسناد مربوط به مخارج تنخواه بعد از ثبت و تحویل به حسابداری، توسط مدیر بخش تایید و بایگانی میشود. اعتبار تنخواه فقط برای امور اداری و سازمانی صرف میشود.
روش محاسبه :
مدیران مالی بر اساس حجم هزینههای جاری و جزئی سازمان، گزارشهای دوره گذشته و پیشبینی نرخ تورم، سقف تنخواه را تعیین میکنند.
فرمول محاسبه :
به عنوان نمونه میتوان از فرمول زیر استفاده کرد:
«مخارج روزانه × (مدت زمان واریز تنخواه گردان + دوره زمانی تنخواه گردان) = مبلغ تنخواه گردان»
اهمیت سقف معین :
تعیین سقف مشخص باعث میشود تا تنخواه دار در چارچوبی منظم عمل کند و از پرداخت هزینههای غیرمجاز جلوگیری گردد.
فرم تنخواه گردان حسابداری
انواع نرم افزارهای حسابداری فرمهای تنخواه گردان حسابداری را ارائه میدهند. این فرمها باید ویژگیهای دقیقی داشته باشند تا قابل ثبت در امور حسابداری و مالی باشند. در هر نرم افزار نحوه ثبت و مراحل مختلفی برنامهریزی شده است که آموزشهای مربوط به آن نیز در اختیار کاربران قرار میگیرد. دو نمونه فرم برای آشنایی بیشتر شما با جزییات مندرج در فرمهای تنخواه گردان در ادامه آورده شدهاند.
عملیات حسابداری تنخواه
در سازمانهای بزرگ تنخواهداری یکی از شغلهای مهم به شمار میرود. وظایف تنخواهدار با توجه به استراتژی مالی و اجرایی سازمان به دو حالت قابل انجام است.
- تنخواهدار شخصاً خریدها را انجام میدهد و هزینه را پرداخت میکند. در این حالت فاکتورهای خرید به عنوان سند در تنخواه گردان ثبت میشود.
- تنخواهدار نقش پرداختکننده را دارد و انجام مراحل خرید بر عهده او نیست. تنخواهدار صرفاً مبالغ اعلامشده را مطابقت داده و پرداخت میکند. در این حالت برای تمامی پرداختها باید یک سند سازمانی با عنوان برگ پرداخت صادر شود و در حسابداری به ثبت برسد.
با توجه به سطور بالا برای عملیات تنخواه گردان در حسابداری دو نمونه سند حسابداری وجود دارد .
شارژ تنخواه
هنگامیکه مبلغی به حساب تنخواه تنخواه واریز می شود که به اختصار آن را شارژ تنخواه می نامیم .
در هنگام شارژ تنخواه حساب تنخواه گردان بدهکار و منبع پرداخت که معمولا بانک شرکت می باشد بستانکار می شود .
تسویه تنخواه
فرآیند تحویل صورت هزینه های تنخواه و کنترل و برسی اسناد ضمیمه را نیز به اختصار تسویه تنخواه گوییم .
در هنگام تسویه تنخواه منبع پرداخت که معمولا هزینه های شرکت می باشد بدهکار و حساب تنخواه گردان بستانکار می شود .
بستن حساب تنخواه گردان
حساب تنخواه گردان از حسابهای دائمی شرکتها محسوب میشود و باید باقیمانده مبلغ موجود در حساب به سال مالی جدید منتقل شود. در پایان سال مالی سند اختتامیه با حساب تراز افتتاحیه و اختتامیه صفر میشود و همان مبلغ باقیمانده طی سند افتتاحیه به سال مالی بعدی منتقل میشود.
همچنین میتوان مانده تنخواه را در پایان سال مالی صفر کرد و مبلغ آن را به حساب بانکی شرکت واریز کرد و در سال بعد مجدداً از حساب شرکت برای شارژ حساب تنخواه گردان واریز داشت.
