«کارآموز حسابداری در محیط واقعی یک شرکت چه چیزهایی یاد می‌گیرد؟ در این مجموعه، تجربه‌های یک کارآموز حسابداری را از اولین روز ورود به شرکت دنبال می‌کنیم؛ از ثبت سند و کار با نرم‌افزار حسابداری تا حقوق و دستمزد، بیمه، مالیات، اکسل و سامانه مؤدیان…»

اولین روز کارآموزی حسابداری من

سلام. من فاطمه هستم فارغ التحصیل رشته ی اقتصاد. این روزها دارم دوره ی کارآموزی حسابداری رو میگذرونم. تصمیم گرفتم تجربه هام توی این مسیر رو اینجا بنویسم. هم برای خودم که یادم بمونه چی یاد گرفتم هم برای هرکسی که تازه می خواد وارد دنیای حسابداری بشه.
دخترعموی مهربونم که همیشه برام مثل یه خواهر بوده نقش خیلی مهمی تو این انتخاب داشت. با مشورت ایشون این مسیر رو شروع کردم و اطمینان دارم که مثل همه ی راهنمایی های قبلیش این توصیه هم برام بهترین خواهد بود.
از اوجایی که توی دانشگاه چیز زیادی از حسابداری یاد نگرفتم همه چیز برام تازگی داره اما چون انگیزه و هدف دارم یادگیری برام شیرین میشه.
آقای احمدی حسابدار شرکت از ابتدایی ترین موارد شروع کرده. مثل ماهیت حساب و سند تنخواه و بانک. صبر و حوصله ی ایشون در توضیح دادن واقعا قابل تحسینه.
خودم هم سعی میکنم راجب مطالب از پیش مطالعه داشته باشم که درکش برام ساده تر باشه.

وقتی یک پرینتر اولین درس کارآموزی را به من داد!

این چند روز کارآموزی حسابداری، بیشتر از اینکه با اعداد و ارقام سر و کله بزنم، با یه غول کاغذی به اسم پرینتر درگیر بودم! قضیه از این قراره که باید اسناد حسابداری رو پرینت می‌گرفتیم و این دستگاه انگار لج کرده بود. هر بار که می‌خواستیم یه برگه رو چاپ کنیم، یه ارور عجیب و غریب می‌داد.

از همون اولش زنگ زدیم پشتیبانی نرم‌افزار حسابداری. فکر می‌کردیم مشکل از نرم‌افزاره دیگه. یه روز کامل رو توی همین پیگیری‌ها گذروندیم. هی زنگ، هی توضیح، هی انتظار. آخرش هم هیچی به هیچی! نه تنها حسابداری یاد نگرفتم، حسابی هم کلافه شده بودم.

راستش رو بخواین من کلاً آدم کم‌طاقت و عجولی هستم. دلم می‌خواست همون اول کار همه چیز رو بلد باشم و تند تند پیش برم. ولی این اتفاق بهم یاد داد که گاهی باید وایساد و با آرامش به مشکلات نگاه کرد. یاد گرفتم که عجله کردن فقط اوضاع رو بدتر می‌کنه. چه تو زندگی، چه توی کار. این پرینتر هم داشت بهم این درس رو می‌داد!

خلاصه، وقتی آقای احمدی رفت دنبال کارهای اداری سازمان، من موندم و پرینتر و یه دنیا سند. گفتم این بار دیگه خودم دست به کار می‌شم. دوباره رفتم سراغ ارور پرینتر. با چند تا کلیک و یه کم گشتن توی اینترنت (که فهمیدم مشکل سایز کاغذ بوده و پرینتر دنبال کاغذ Letter می‌گشته)، بالاخره مشکل رو خودم حل کردم. وقتی دیدم سند با موفقیت چاپ شد، یه حس خوبی بهم دست داد. انگار یه برد کوچیک ولی شیرین رو تجربه کرده بودم.

همین چیزهای به ظاهر ساده، مثل همین درست کردن تنظیمات پرینتر، باعث می‌شه آدم سرعت کارش هم بره بالاتر. تازه فهمیدم که گاهی اوقات، مشکل اصلی از یه تنظیم کوچیک یا یه خطای ساده است که با کمی دقت و حوصله، خودمون می‌تونیم حلش کنیم. این تجربه بهم نشون داد که حتی اگه عجول باشم، می‌تونم یاد بگیرم که چطور با آرامش مسائل رو حل کنم و این خودش کلی ارزشمنده.

اولین تجربه من از حقوق و دستمزد

این هفته سراغ یکی از مهم ترین بخش های حسابداری یعنی حقوق دستمزد رفتیم ؛ نوشتن جدول حکم ، حقوق پرداختنی ، قوانین دولتی و فرمول اکسل هر کدوم رو یاد گرفتم.

درحین کار، یه سری مشکلات توی اکسل برام پیش اومد. از اونجایی که آقای مهرپویا گفته بودن باید پاور کوئری و اکسل BI رو یاد بگیرم، گفتم الان بهترین فرصته که دست به کار بشم. یه دوره پیدا کردم و شروع کردم.هر چی جلوتر می‌رفتم، بیشتر ازش خوشم می‌اومد. چون باهاش کار می‌کردم، دیدم که چقدر کارام رو سریع‌تر راه میندازه. مثلاً می‌تونی برای یه فایل دستورالعمل بنویسی، بعد اگه دیتا جدید اضافه کردی، همون دستورها رو روش پیاده می‌کنه.

تازه، فقط با یه دکمه‌ی «Refresh» می‌تونی کاری کنی که هر چند دقیقه که خواستی، خودش اتوماتیک به‌روز بشه، بدون اینکه لازم باشه بری سراغش. لذت بخشه نه؟

البته، همین‌طوری که داشتم پاور کوئری یاد می‌گرفتم، از آقای احمدی هم یه چیزایی یاد می‌گرفتم. مثلاً الان که وقت بستن حساب‌هاست، داریم مغایرت حساب می‌گیریم و گردش بانکی رو چک می‌کنیم. یه چیزایی هم از سامانه مالیاتی my.tax یاد گرفتم که خیلی به دردم خورد.

راستش اوایل فکر می‌کردم خیلی پیچیده باشه، ولی وقتی با آقای احمدی چند تا از کارها رو انجام دادیم، دیدم که چقدر فرآیند رو راحت‌تر کرده. مثلاً قبلاً برای استعلام یه چیزایی باید کلی کاغذبازی می‌کردیم، ولی الان همه چی آنلاینه.

البته یه جاهایی هم هنوز یکم سخته و قلق داره، ولی کلاً تجربه جالبی بود که فهمیدم چقدر مهمه که با این ابزارهای دولتی آشنا باشیم، چون پایه‌ی خیلی از کارهای حسابداری ما به اونا وصله.خلاصه هفته پرباری داشتم و فهمیدم که حسابداریِ مدرن فقط جمع و تفریق نیست؛ هنرِ مدیریتِ داده‌هاست.

اولین بار که لیست بیمه را خودم ارسال کردم

این روزها که حسابداری برام ملموس‌تر شده، انجام کارها هم برام راحت‌تره. مثلاً وقتی خودم لیست بیمه پرسنل رو رد کردم، مرتب کردن زونکن‌های بیمه سال‌های قبل یا روکش سند زدن دیگه برام یه کار نامفهوم نیست و می‌تونم بدون کمک انجامش بدم.

کم‌کم کار با سایت‌هایی که یه حسابدار باهاشون سروکار داره رو هم یاد گرفتم. مثلاً می‌دونم برای ارزش افزوده باید سراغ سامانه مودیان برم که کاراش فصل به فصل هم انجام میشه و برای هر سال مالی باید چهارتا اظهارنامه داشته باشیم.

یا مالیات حقوق رو از MyTax پیگیری کنم و بیمه پرسنل باید ماه به ماه داخل Eservices.tamin رد بشه.یاد گرفتن خودش شیرینه، ولی وقتی می‌بینم یه کاری رو که قبلاً بلد نبودم الان خودم به تنهایی انجام می‌دم، لذت بیشتری داره.

آقای احمدی هم معتقده که قدرت یادگیری و علاقه‌م به حسابداری خوبه و زود راه می‌افتم. خودم فکر می‌کنم نوشتن هم یکی از نقاط قوتمه. نوشتن باعث میشه چیزی از روند یادگیریم جا نمونه.بین همه این کارها هم سعی می‌کنم یادگیری اکسل و کوئری رو فراموش نکنم و اگر شده روزی نیم ساعت براش وقت بذارم چون میدونم چه قدر تو سرعت انجام کارهام تاثیرداره.

 

آشنایی من با اظهارنامه مالیات عملکرد

همین‌طور که مشغول مرتب کردن زونکن‌ها بودم، به زونکن اظهارنامه مالیاتی و گزارش‌های حسابرسی رسیدم و به همین بهانه بحث مالیات عملکرد هم مطرح شد.

آقای احمدی توضیح دادن که در اظهارنامه مالیات عملکرد، اطلاعات مربوط به فعالیت‌های مالی شرکت در طول هر سال مالی جمع‌آوری و به سازمان امور مالیاتی ارائه میشه که این کار فقط یک بار در هر سال مالی انجام می‌شه و زمان مشخصی داره؛ معمولاً برای اشخاص حقیقی در طول خردادماه و برای اشخاص حقوقی در طول تیرماه.در حین توضیحات، اظهارنامه‌های سال‌های قبل را هم بررسی کردم تا با شکل کلیش بیشتر آشنا شم.

بعد وارد سامانه مالیاتی شدم و متوجه شدم از طریق گزینه «لیست اظهارنامه عملکرد» می‌توان اظهارنامه‌های ثبت‌شده و وضعیتش رو بررسی کرد. مشغول پرینت گرفتن مدارک و مرتب کردن زونکن‌ها با استفاده از دیوایدر و پوشه شدم تا اسناد منظم‌تر باشن که کسی بعد از من بهشون مراجعه کرد، بتونه راحت‌تر مدارک مورد نیازش را پیدا کنه.

در ادامه نوبت به مرتب کردن گزارش‌های حسابرسی رسید. به طور کلی شرکت‌ها با یک مؤسسه حسابرسی قرارداد می‌بندند تا اسناد و پرونده‌های مالیشون بررسی شه. پس از انجام حسابرسی، گزارش صورت‌های مالی توسط مؤسسه تهیه و به شرکت تحویل داده میشه.

شرکت هم این گزارش را به اداره مالیات ارائه می‌کند. برای ارائه گزارش حسابرسی معمولاً تا سه ماه پس از ارسال اظهارنامه فرصت داریم. همچنین از هر گزارش معمولاً سه نسخه تهیه می‌شه؛ یک نسخه برای شرکت، یک نسخه برای اداره مالیات و یک نسخه نیز برای مؤسسه حسابرسی.

اولین سند حسابداری که خودم ثبت کردم

این چند وقت آن‌قدر درباره سند حسابداری، بدهکار و بستانکار شنیده بودم که فکر می‌کردم دیگر کاملاً بلدمشان. البته «فکر می‌کردم» قسمت مهم جمله است!

امروز آقای احمدی چند تا فاکتور و رسید بانکی گذاشتند روی میزم و گفتند:

«این‌ها رو خودت ثبت کن.»

اولش خیلی عادی گفتم باشه. انگار نه انگار که تا همین چند وقت پیش، وقتی یک سند حسابداری باز می‌کردم نصف چیزهایی که روی صفحه می‌دیدم برایم نامفهوم بود.

اولین فاکتور مربوط به خرید مقداری لوازم اداری بود که مبلغش از حساب بانکی شرکت پرداخت شده بود.

نرم‌افزار را باز کردم، رفتم قسمت ثبت سند و بعد… مکث!

هزینه لوازم اداری بدهکار می‌شود یا بستانکار؟ بانک چی؟

چند ثانیه به صفحه نگاه کردم. نمی‌خواستم همان اول از آقای احمدی سؤال کنم. با خودم گفتم بالاخره یک چیزهایی یاد گرفته‌ام، باید بتوانم حلش کنم.

روی یک کاغذ نوشتم:

«لوازم اداری وارد شرکت شده و بابتش پول از بانک خارج شده.»

بعد یاد توضیح روزهای اول آقای احمدی افتادم که می‌گفتند به‌جای حفظ کردن ثبت‌ها، اول ببین چه اتفاقی برای حساب‌ها افتاده.

هزینه بیشتر شده، پس هزینه را بدهکار می‌کنیم. موجودی بانک هم کمتر شده، پس بانک بستانکار می‌شود.

ثبت را زدم:

هزینه لوازم اداری ـــ بدهکار
بانک ـــ بستانکار

جمع بدهکار و بستانکار را کنترل کردم. برابر بود.

با اعتمادبه‌نفس سند را ذخیره کردم و رفتم سراغ بعدی.

چند دقیقه بعد صدای آقای احمدی آمد:

«فاطمه، این سند رو خودت زدی؟»

گفتم: «بله. مشکلی داره؟»

گفتند: «ثبتش درسته، ولی فاکتور رو کامل نگاه کردی؟»

دوباره فاکتور را برداشتم. مبلغ درست بود، تاریخ درست بود، فروشنده هم درست بود. نمی‌فهمیدم دنبال چی باید بگردم.

بعد پایین فاکتور را نشانم دادند.

مالیات و عوارض ارزش افزوده!

من کل مبلغ فاکتور را هزینه ثبت کرده بودم.

همان‌جا فهمیدم درست بودن بدهکار و بستانکار، الزاماً به معنی درست بودن سند نیست.

آقای احمدی توضیح دادند که اگر خرید شرکت مشمول ارزش افزوده باشد و شرایط استفاده از اعتبار مالیاتی را داشته باشیم، مالیات و عوارض خرید را نباید همراه اصل خرید، یکجا به حساب هزینه ببریم. باید مبلغ خرید و مالیات و عوارض را جدا ببینیم.

پس سندم را اصلاح کردم.

این بار مبلغ خالص خرید در حساب مربوط به خرید یا هزینه قرار گرفت، مالیات و عوارض ارزش افزوده خرید جداگانه بدهکار شد و کل مبلغ پرداختی هم بانک را بستانکار کرد.

ظاهر قضیه فقط چند عدد بود، اما برای من یک نکته مهم داشت:

در حسابداری فقط نباید بدانم «کدام حساب بدهکار و کدام بستانکار است»؛ باید بفهمم پشت هر عدد چه اتفاقی افتاده.

جالب اینجاست که روزهای اول فکر می‌کردم سخت‌ترین قسمت حسابداری همین بدهکار و بستانکار است. حالا کم‌کم دارم می‌فهمم بدهکار و بستانکار تازه اول ماجراست!

باید تاریخ را ببینی، شرح سند را درست بنویسی، مدارک را کنترل کنی، نحوه پرداخت را بررسی کنی و حتی حواست باشد فاکتوری که جلویت گذاشته‌اند ارزش افزوده دارد یا نه.

بعد از اصلاح سند، آقای احمدی گفتند:

«حسابدار خوب کسی نیست که هیچ‌وقت اشتباه نکنه؛ کسیه که بدونه قبل از ثبت و تأیید، چی‌ها رو باید کنترل کنه.»

این جمله را همان لحظه گوشه دفترم نوشتم.

امروز اولین سندم را تقریباً خودم ثبت کردم.

می‌گویم «تقریباً»، چون یک اشتباه هم داشتم؛ ولی راستش از همان اشتباه بیشتر از یک ثبت بی‌نقص یاد گرفتم.

فکر کنم کم‌کم دارم متوجه می‌شوم چرا در حسابداری، دقت گاهی از سرعت مهم‌تر است.

و البته یک چیز دیگر هم فهمیدم:

از این به بعد وقتی آقای احمدی چند تا فاکتور می‌گذارند روی میزم و خیلی خونسرد می‌گویند «این‌ها رو خودت ثبت کن»، قبل از اینکه با اعتمادبه‌نفس بگویم «باشه»، بهتر است اول ببینم دقیقاً چند تا فاکتور است! 🙂

این پول از کجا آمده؟

امروز آقای احمدی فایل گردش حساب بانک رو برام فرستاد و گفت:

«فاطمه، اینو با حساب بانک توی سیستم چک کن ببین مغایرت داریم یا نه.»

مغایرت بانکی رو قبلاً دیده بودم و حتی چند بار هم موقع کنترل حساب‌ها کنار آقای احمدی نشسته بودم، برای همین با اعتمادبه‌نفس گفتم:

«باشه.»

فایل اکسل بانک رو باز کردم و گردش حساب رو با دفتر بانک توی نرم‌افزار حسابداری کنار هم گذاشتم.

اولش همه‌چیز خوب پیش می‌رفت. مبلغ‌ها یکی‌یکی پیدا می‌شدن؛ پرداخت‌ها، واریزی‌ها، کارمزد بانک و…

تا اینکه رسیدم به یک واریزی.

مبلغش توی صورتحساب بانک بود، اما هرچی توی حسابداری می‌گشتم، پیداش نمی‌کردم.

دوباره سرچ کردم.

نبود.

تاریخ روز قبل و بعدش رو هم نگاه کردم.

باز هم نبود.

اولین فکری که به ذهنم رسید این بود که حتماً یک جای کار اشتباه کرده‌ام!

چند دقیقه‌ای درگیرش بودم تا بالاخره از آقای احمدی پرسیدم:

«یه واریزی تو بانک داریم که توی سیستم نیست. یعنی سندش ثبت نشده؟»

گفتند:

«ممکنه. ولی قبل از اینکه نتیجه بگیری، ببین این پول بابت چی بوده.»

همین یک جمله دوباره من رو فرستاد دنبال ماجرا.

رفتم سراغ شرح تراکنش بانک. اطلاعات زیادی نداشت. بعد مبلغ رو بین دریافت‌های شرکت جست‌وجو کردم و در نهایت متوجه شدیم یکی از مشتری‌ها بابت بخشی از بدهیش به شرکت پول واریز کرده، اما اطلاعات واریز هنوز به واحد حسابداری نرسیده و طبیعتاً سندی هم بابتش ثبت نشده بود.

اینجا بود که تازه مفهوم «مغایرت بانکی» رو بهتر فهمیدم.

تا قبل از این، فکر می‌کردم مغایرت گرفتن یعنی دو تا عدد رو با هم مقایسه کنیم و آخرش موجودی‌ها باید یکی بشن.

ولی حالا متوجه شدم موضوع فقط برابر کردن دو عدد نیست.

حسابدار باید بفهمه چرا این دو عدد با هم فرق دارن.

ممکنه پولی به حساب شرکت واریز شده باشه ولی هنوز سند حسابداریش ثبت نشده باشه.

ممکنه شرکت چکی صادر کرده باشه ولی هنوز از حساب بانک برداشت نشده باشه.

ممکنه بانک کارمزد کم کرده باشه و ما هنوز ثبتش نکرده باشیم.

حتی ممکنه یک مبلغ اشتباه ثبت شده باشه.

آقای احمدی گفتند:

«مغایرت بانکی فقط پیدا کردن اختلاف نیست؛ باید دلیل اختلاف رو هم پیدا کنی.»

این یکی رو هم نوشتم توی دفترم.

بعد از اینکه مشخص شد واریزی مربوط به کدوم مشتریه، حسابش رو در سیستم بررسی کردیم و سند دریافت وجه ثبت شد.

دوباره مانده بانک رو کنترل کردم.

این بار یک اختلاف کمتر داشتیم.

حس عجیبی بود.

چند دقیقه قبل، آن مبلغ فقط یک عدد ناشناس وسط یک فایل اکسل بود؛ اما حالا می‌دانستم از کجا آمده، بابت چه چیزی بوده و در حسابداری باید چه اتفاقی برایش بیفتد.

فکر کنم یکی از چیزهایی که کم‌کم دارم در حسابداری یاد می‌گیرم همین باشد:

پشت هر عدد، یک اتفاق واقعی وجود دارد.

یک خرید، یک فروش، یک پرداخت، یک بدهی، یک طلب یا مثل امروز، پولی که یک مشتری به حساب شرکت واریز کرده.

کار حسابدار فقط ثبت کردن عددها نیست؛ باید داستان پشت آن عددها را هم بفهمد.

راستی، امروز یک عادت جدید هم برای خودم ساختم.

از این به بعد هر وقت دو عدد با هم نمی‌خونن، قبل از اینکه فکر کنم حتماً اشتباه کردم، از خودم می‌پرسم:

«خب… داستان این اختلاف چیه؟»

به نظرم حسابداری کم‌کم داره شبیه حل کردن معما می‌شه.

و راستش را بخواهید، از این قسمتش خوشم میاد!