«کارآموز حسابداری در محیط واقعی یک شرکت چه چیزهایی یاد می‌گیرد؟ در این مجموعه، تجربه‌های یک کارآموز حسابداری را از اولین روز ورود به شرکت دنبال می‌کنیم؛ از ثبت سند و کار با نرم‌افزار حسابداری تا حقوق و دستمزد، بیمه، مالیات، اکسل و سامانه مؤدیان…»

اولین روز کارآموزی حسابداری من

سلام. من فاطمه هستم فارغ التحصیل رشته ی اقتصاد. این روزها دارم دوره ی کارآموزی حسابداری رو میگذرونم. تصمیم گرفتم تجربه هام توی این مسیر رو اینجا بنویسم. هم برای خودم که یادم بمونه چی یاد گرفتم هم برای هرکسی که تازه می خواد وارد دنیای حسابداری بشه.
دخترعموی مهربونم که همیشه برام مثل یه خواهر بوده نقش خیلی مهمی تو این انتخاب داشت. با مشورت ایشون این مسیر رو شروع کردم و اطمینان دارم که مثل همه ی راهنمایی های قبلیش این توصیه هم برام بهترین خواهد بود.
از اوجایی که توی دانشگاه چیز زیادی از حسابداری یاد نگرفتم همه چیز برام تازگی داره اما چون انگیزه و هدف دارم یادگیری برام شیرین میشه.
آقای احمدی حسابدار شرکت از ابتدایی ترین موارد شروع کرده. مثل ماهیت حساب و سند تنخواه و بانک. صبر و حوصله ی ایشون در توضیح دادن واقعا قابل تحسینه.
خودم هم سعی میکنم راجب مطالب از پیش مطالعه داشته باشم که درکش برام ساده تر باشه.

وقتی یک پرینتر اولین درس کارآموزی را به من داد!

این چند روز کارآموزی حسابداری، بیشتر از اینکه با اعداد و ارقام سر و کله بزنم، با یه غول کاغذی به اسم پرینتر درگیر بودم! قضیه از این قراره که باید اسناد حسابداری رو پرینت می‌گرفتیم و این دستگاه انگار لج کرده بود. هر بار که می‌خواستیم یه برگه رو چاپ کنیم، یه ارور عجیب و غریب می‌داد.

از همون اولش زنگ زدیم پشتیبانی نرم‌افزار حسابداری. فکر می‌کردیم مشکل از نرم‌افزاره دیگه. یه روز کامل رو توی همین پیگیری‌ها گذروندیم. هی زنگ، هی توضیح، هی انتظار. آخرش هم هیچی به هیچی! نه تنها حسابداری یاد نگرفتم، حسابی هم کلافه شده بودم.

راستش رو بخواین من کلاً آدم کم‌طاقت و عجولی هستم. دلم می‌خواست همون اول کار همه چیز رو بلد باشم و تند تند پیش برم. ولی این اتفاق بهم یاد داد که گاهی باید وایساد و با آرامش به مشکلات نگاه کرد. یاد گرفتم که عجله کردن فقط اوضاع رو بدتر می‌کنه. چه تو زندگی، چه توی کار. این پرینتر هم داشت بهم این درس رو می‌داد!

خلاصه، وقتی آقای احمدی رفت دنبال کارهای اداری سازمان، من موندم و پرینتر و یه دنیا سند. گفتم این بار دیگه خودم دست به کار می‌شم. دوباره رفتم سراغ ارور پرینتر. با چند تا کلیک و یه کم گشتن توی اینترنت (که فهمیدم مشکل سایز کاغذ بوده و پرینتر دنبال کاغذ Letter می‌گشته)، بالاخره مشکل رو خودم حل کردم. وقتی دیدم سند با موفقیت چاپ شد، یه حس خوبی بهم دست داد. انگار یه برد کوچیک ولی شیرین رو تجربه کرده بودم.

همین چیزهای به ظاهر ساده، مثل همین درست کردن تنظیمات پرینتر، باعث می‌شه آدم سرعت کارش هم بره بالاتر. تازه فهمیدم که گاهی اوقات، مشکل اصلی از یه تنظیم کوچیک یا یه خطای ساده است که با کمی دقت و حوصله، خودمون می‌تونیم حلش کنیم. این تجربه بهم نشون داد که حتی اگه عجول باشم، می‌تونم یاد بگیرم که چطور با آرامش مسائل رو حل کنم و این خودش کلی ارزشمنده.

اولین تجربه من از حقوق و دستمزد

این هفته سراغ یکی از مهم ترین بخش های حسابداری یعنی حقوق دستمزد رفتیم ؛ نوشتن جدول حکم ، حقوق پرداختنی ، قوانین دولتی و فرمول اکسل هر کدوم رو یاد گرفتم.

درحین کار، یه سری مشکلات توی اکسل برام پیش اومد. از اونجایی که آقای مهرپویا گفته بودن باید پاور کوئری و اکسل BI رو یاد بگیرم، گفتم الان بهترین فرصته که دست به کار بشم. یه دوره پیدا کردم و شروع کردم.هر چی جلوتر می‌رفتم، بیشتر ازش خوشم می‌اومد. چون باهاش کار می‌کردم، دیدم که چقدر کارام رو سریع‌تر راه میندازه. مثلاً می‌تونی برای یه فایل دستورالعمل بنویسی، بعد اگه دیتا جدید اضافه کردی، همون دستورها رو روش پیاده می‌کنه.

تازه، فقط با یه دکمه‌ی «Refresh» می‌تونی کاری کنی که هر چند دقیقه که خواستی، خودش اتوماتیک به‌روز بشه، بدون اینکه لازم باشه بری سراغش. لذت بخشه نه؟

البته، همین‌طوری که داشتم پاور کوئری یاد می‌گرفتم، از آقای احمدی هم یه چیزایی یاد می‌گرفتم. مثلاً الان که وقت بستن حساب‌هاست، داریم مغایرت حساب می‌گیریم و گردش بانکی رو چک می‌کنیم. یه چیزایی هم از سامانه مالیاتی my.tax یاد گرفتم که خیلی به دردم خورد.

راستش اوایل فکر می‌کردم خیلی پیچیده باشه، ولی وقتی با آقای احمدی چند تا از کارها رو انجام دادیم، دیدم که چقدر فرآیند رو راحت‌تر کرده. مثلاً قبلاً برای استعلام یه چیزایی باید کلی کاغذبازی می‌کردیم، ولی الان همه چی آنلاینه.

البته یه جاهایی هم هنوز یکم سخته و قلق داره، ولی کلاً تجربه جالبی بود که فهمیدم چقدر مهمه که با این ابزارهای دولتی آشنا باشیم، چون پایه‌ی خیلی از کارهای حسابداری ما به اونا وصله.خلاصه هفته پرباری داشتم و فهمیدم که حسابداریِ مدرن فقط جمع و تفریق نیست؛ هنرِ مدیریتِ داده‌هاست.

اولین بار که لیست بیمه را خودم ارسال کردم

این روزها که حسابداری برام ملموس‌تر شده، انجام کارها هم برام راحت‌تره. مثلاً وقتی خودم لیست بیمه پرسنل رو رد کردم، مرتب کردن زونکن‌های بیمه سال‌های قبل یا روکش سند زدن دیگه برام یه کار نامفهوم نیست و می‌تونم بدون کمک انجامش بدم.

کم‌کم کار با سایت‌هایی که یه حسابدار باهاشون سروکار داره رو هم یاد گرفتم. مثلاً می‌دونم برای ارزش افزوده باید سراغ سامانه مودیان برم که کاراش فصل به فصل هم انجام میشه و برای هر سال مالی باید چهارتا اظهارنامه داشته باشیم.

یا مالیات حقوق رو از MyTax پیگیری کنم و بیمه پرسنل باید ماه به ماه داخل Eservices.tamin رد بشه.یاد گرفتن خودش شیرینه، ولی وقتی می‌بینم یه کاری رو که قبلاً بلد نبودم الان خودم به تنهایی انجام می‌دم، لذت بیشتری داره.

آقای احمدی هم معتقده که قدرت یادگیری و علاقه‌م به حسابداری خوبه و زود راه می‌افتم. خودم فکر می‌کنم نوشتن هم یکی از نقاط قوتمه. نوشتن باعث میشه چیزی از روند یادگیریم جا نمونه.بین همه این کارها هم سعی می‌کنم یادگیری اکسل و کوئری رو فراموش نکنم و اگر شده روزی نیم ساعت براش وقت بذارم چون میدونم چه قدر تو سرعت انجام کارهام تاثیرداره.

 

آشنایی من با اظهارنامه مالیات عملکرد

همین‌طور که مشغول مرتب کردن زونکن‌ها بودم، به زونکن اظهارنامه مالیاتی و گزارش‌های حسابرسی رسیدم و به همین بهانه بحث مالیات عملکرد هم مطرح شد.

آقای احمدی توضیح دادن که در اظهارنامه مالیات عملکرد، اطلاعات مربوط به فعالیت‌های مالی شرکت در طول هر سال مالی جمع‌آوری و به سازمان امور مالیاتی ارائه میشه که این کار فقط یک بار در هر سال مالی انجام می‌شه و زمان مشخصی داره؛ معمولاً برای اشخاص حقیقی در طول خردادماه و برای اشخاص حقوقی در طول تیرماه.در حین توضیحات، اظهارنامه‌های سال‌های قبل را هم بررسی کردم تا با شکل کلیش بیشتر آشنا شم.

بعد وارد سامانه مالیاتی شدم و متوجه شدم از طریق گزینه «لیست اظهارنامه عملکرد» می‌توان اظهارنامه‌های ثبت‌شده و وضعیتش رو بررسی کرد. مشغول پرینت گرفتن مدارک و مرتب کردن زونکن‌ها با استفاده از دیوایدر و پوشه شدم تا اسناد منظم‌تر باشن که کسی بعد از من بهشون مراجعه کرد، بتونه راحت‌تر مدارک مورد نیازش را پیدا کنه.

در ادامه نوبت به مرتب کردن گزارش‌های حسابرسی رسید. به طور کلی شرکت‌ها با یک مؤسسه حسابرسی قرارداد می‌بندند تا اسناد و پرونده‌های مالیشون بررسی شه. پس از انجام حسابرسی، گزارش صورت‌های مالی توسط مؤسسه تهیه و به شرکت تحویل داده میشه.

شرکت هم این گزارش را به اداره مالیات ارائه می‌کند. برای ارائه گزارش حسابرسی معمولاً تا سه ماه پس از ارسال اظهارنامه فرصت داریم. همچنین از هر گزارش معمولاً سه نسخه تهیه می‌شه؛ یک نسخه برای شرکت، یک نسخه برای اداره مالیات و یک نسخه نیز برای مؤسسه حسابرسی.

اولین سند حسابداری که خودم ثبت کردم

این چند وقت آن‌قدر درباره سند حسابداری، بدهکار و بستانکار شنیده بودم که فکر می‌کردم دیگر کاملاً بلدمشان. البته «فکر می‌کردم» قسمت مهم جمله است!

امروز آقای احمدی چند تا فاکتور و رسید بانکی گذاشتند روی میزم و گفتند:

«این‌ها رو خودت ثبت کن.»

اولش خیلی عادی گفتم باشه. انگار نه انگار که تا همین چند وقت پیش، وقتی یک سند حسابداری باز می‌کردم نصف چیزهایی که روی صفحه می‌دیدم برایم نامفهوم بود.

اولین فاکتور مربوط به خرید مقداری لوازم اداری بود که مبلغش از حساب بانکی شرکت پرداخت شده بود.

نرم‌افزار را باز کردم، رفتم قسمت ثبت سند و بعد… مکث!

هزینه لوازم اداری بدهکار می‌شود یا بستانکار؟ بانک چی؟

چند ثانیه به صفحه نگاه کردم. نمی‌خواستم همان اول از آقای احمدی سؤال کنم. با خودم گفتم بالاخره یک چیزهایی یاد گرفته‌ام، باید بتوانم حلش کنم.

روی یک کاغذ نوشتم:

«لوازم اداری وارد شرکت شده و بابتش پول از بانک خارج شده.»

بعد یاد توضیح روزهای اول آقای احمدی افتادم که می‌گفتند به‌جای حفظ کردن ثبت‌ها، اول ببین چه اتفاقی برای حساب‌ها افتاده.

هزینه بیشتر شده، پس هزینه را بدهکار می‌کنیم. موجودی بانک هم کمتر شده، پس بانک بستانکار می‌شود.

ثبت را زدم:

هزینه لوازم اداری ـــ بدهکار
بانک ـــ بستانکار

جمع بدهکار و بستانکار را کنترل کردم. برابر بود.

با اعتمادبه‌نفس سند را ذخیره کردم و رفتم سراغ بعدی.

چند دقیقه بعد صدای آقای احمدی آمد:

«فاطمه، این سند رو خودت زدی؟»

گفتم: «بله. مشکلی داره؟»

گفتند: «ثبتش درسته، ولی فاکتور رو کامل نگاه کردی؟»

دوباره فاکتور را برداشتم. مبلغ درست بود، تاریخ درست بود، فروشنده هم درست بود. نمی‌فهمیدم دنبال چی باید بگردم.

بعد پایین فاکتور را نشانم دادند.

مالیات و عوارض ارزش افزوده!

من کل مبلغ فاکتور را هزینه ثبت کرده بودم.

همان‌جا فهمیدم درست بودن بدهکار و بستانکار، الزاماً به معنی درست بودن سند نیست.

آقای احمدی توضیح دادند که اگر خرید شرکت مشمول ارزش افزوده باشد و شرایط استفاده از اعتبار مالیاتی را داشته باشیم، مالیات و عوارض خرید را نباید همراه اصل خرید، یکجا به حساب هزینه ببریم. باید مبلغ خرید و مالیات و عوارض را جدا ببینیم.

پس سندم را اصلاح کردم.

این بار مبلغ خالص خرید در حساب مربوط به خرید یا هزینه قرار گرفت، مالیات و عوارض ارزش افزوده خرید جداگانه بدهکار شد و کل مبلغ پرداختی هم بانک را بستانکار کرد.

ظاهر قضیه فقط چند عدد بود، اما برای من یک نکته مهم داشت:

در حسابداری فقط نباید بدانم «کدام حساب بدهکار و کدام بستانکار است»؛ باید بفهمم پشت هر عدد چه اتفاقی افتاده.

جالب اینجاست که روزهای اول فکر می‌کردم سخت‌ترین قسمت حسابداری همین بدهکار و بستانکار است. حالا کم‌کم دارم می‌فهمم بدهکار و بستانکار تازه اول ماجراست!

باید تاریخ را ببینی، شرح سند را درست بنویسی، مدارک را کنترل کنی، نحوه پرداخت را بررسی کنی و حتی حواست باشد فاکتوری که جلویت گذاشته‌اند ارزش افزوده دارد یا نه.

بعد از اصلاح سند، آقای احمدی گفتند:

«حسابدار خوب کسی نیست که هیچ‌وقت اشتباه نکنه؛ کسیه که بدونه قبل از ثبت و تأیید، چی‌ها رو باید کنترل کنه.»

این جمله را همان لحظه گوشه دفترم نوشتم.

امروز اولین سندم را تقریباً خودم ثبت کردم.

می‌گویم «تقریباً»، چون یک اشتباه هم داشتم؛ ولی راستش از همان اشتباه بیشتر از یک ثبت بی‌نقص یاد گرفتم.

فکر کنم کم‌کم دارم متوجه می‌شوم چرا در حسابداری، دقت گاهی از سرعت مهم‌تر است.

و البته یک چیز دیگر هم فهمیدم:

از این به بعد وقتی آقای احمدی چند تا فاکتور می‌گذارند روی میزم و خیلی خونسرد می‌گویند «این‌ها رو خودت ثبت کن»، قبل از اینکه با اعتمادبه‌نفس بگویم «باشه»، بهتر است اول ببینم دقیقاً چند تا فاکتور است! 🙂

این پول از کجا آمده؟

امروز آقای احمدی فایل گردش حساب بانک رو برام فرستاد و گفت:

«فاطمه، اینو با حساب بانک توی سیستم چک کن ببین مغایرت داریم یا نه.»

مغایرت بانکی رو قبلاً دیده بودم و حتی چند بار هم موقع کنترل حساب‌ها کنار آقای احمدی نشسته بودم، برای همین با اعتمادبه‌نفس گفتم:

«باشه.»

فایل اکسل بانک رو باز کردم و گردش حساب رو با دفتر بانک توی نرم‌افزار حسابداری کنار هم گذاشتم.

اولش همه‌چیز خوب پیش می‌رفت. مبلغ‌ها یکی‌یکی پیدا می‌شدن؛ پرداخت‌ها، واریزی‌ها، کارمزد بانک و…

تا اینکه رسیدم به یک واریزی.

مبلغش توی صورتحساب بانک بود، اما هرچی توی حسابداری می‌گشتم، پیداش نمی‌کردم.

دوباره سرچ کردم.

نبود.

تاریخ روز قبل و بعدش رو هم نگاه کردم.

باز هم نبود.

اولین فکری که به ذهنم رسید این بود که حتماً یک جای کار اشتباه کرده‌ام!

چند دقیقه‌ای درگیرش بودم تا بالاخره از آقای احمدی پرسیدم:

«یه واریزی تو بانک داریم که توی سیستم نیست. یعنی سندش ثبت نشده؟»

گفتند:

«ممکنه. ولی قبل از اینکه نتیجه بگیری، ببین این پول بابت چی بوده.»

همین یک جمله دوباره من رو فرستاد دنبال ماجرا.

رفتم سراغ شرح تراکنش بانک. اطلاعات زیادی نداشت. بعد مبلغ رو بین دریافت‌های شرکت جست‌وجو کردم و در نهایت متوجه شدیم یکی از مشتری‌ها بابت بخشی از بدهیش به شرکت پول واریز کرده، اما اطلاعات واریز هنوز به واحد حسابداری نرسیده و طبیعتاً سندی هم بابتش ثبت نشده بود.

اینجا بود که تازه مفهوم «مغایرت بانکی» رو بهتر فهمیدم.

تا قبل از این، فکر می‌کردم مغایرت گرفتن یعنی دو تا عدد رو با هم مقایسه کنیم و آخرش موجودی‌ها باید یکی بشن.

ولی حالا متوجه شدم موضوع فقط برابر کردن دو عدد نیست.

حسابدار باید بفهمه چرا این دو عدد با هم فرق دارن.

ممکنه پولی به حساب شرکت واریز شده باشه ولی هنوز سند حسابداریش ثبت نشده باشه.

ممکنه شرکت چکی صادر کرده باشه ولی هنوز از حساب بانک برداشت نشده باشه.

ممکنه بانک کارمزد کم کرده باشه و ما هنوز ثبتش نکرده باشیم.

حتی ممکنه یک مبلغ اشتباه ثبت شده باشه.

آقای احمدی گفتند:

«مغایرت بانکی فقط پیدا کردن اختلاف نیست؛ باید دلیل اختلاف رو هم پیدا کنی.»

این یکی رو هم نوشتم توی دفترم.

بعد از اینکه مشخص شد واریزی مربوط به کدوم مشتریه، حسابش رو در سیستم بررسی کردیم و سند دریافت وجه ثبت شد.

دوباره مانده بانک رو کنترل کردم.

این بار یک اختلاف کمتر داشتیم.

حس عجیبی بود.

چند دقیقه قبل، آن مبلغ فقط یک عدد ناشناس وسط یک فایل اکسل بود؛ اما حالا می‌دانستم از کجا آمده، بابت چه چیزی بوده و در حسابداری باید چه اتفاقی برایش بیفتد.

فکر کنم یکی از چیزهایی که کم‌کم دارم در حسابداری یاد می‌گیرم همین باشد:

پشت هر عدد، یک اتفاق واقعی وجود دارد.

یک خرید، یک فروش، یک پرداخت، یک بدهی، یک طلب یا مثل امروز، پولی که یک مشتری به حساب شرکت واریز کرده.

کار حسابدار فقط ثبت کردن عددها نیست؛ باید داستان پشت آن عددها را هم بفهمد.

راستی، امروز یک عادت جدید هم برای خودم ساختم.

از این به بعد هر وقت دو عدد با هم نمی‌خونن، قبل از اینکه فکر کنم حتماً اشتباه کردم، از خودم می‌پرسم:

«خب… داستان این اختلاف چیه؟»

به نظرم حسابداری کم‌کم داره شبیه حل کردن معما می‌شه.

و راستش را بخواهید، از این قسمتش خوشم میاد!

دست نگه دار… دفاتر رو فرستادیم!

امروز داشتم چند تا از اسناد حسابداری رو کنترل می‌کردم که متوجه شدم یکی از سندها درست ثبت نشده.

این بار برخلاف روزهای اول، مشکل رو نسبتاً زود پیدا کردم. با خودم گفتم خب، سند رو باز می‌کنم، اصلاحش می‌کنم و تمام!

سند رو باز کردم و درست وقتی می‌خواستم تغییرش بدم، یادم افتاد اطلاعات این دوره قبلاً برای دفاتر الکترونیکی ارسال شده.

دستم روی موس موند.

با خودم گفتم:

«اگه سند رو تغییر بدم چی؟ ما که دفاتر رو فرستادیم!»

رفتم سراغ آقای احمدی و گفتم:

«یه سند اشتباه پیدا کردم، ولی این دوره رو قبلاً برای دفاتر الکترونیکی فرستادیم. الان می‌تونم توی سپیدار اصلاحش کنم یا دیگه نباید به اسناد دست بزنیم؟»

آقای احمدی گفتند:

«ارسال دفاتر به این معنی نیست که نرم‌افزار حسابداری قفل شده و دیگه نمی‌تونی اشتباهات رو اصلاح کنی.»

خب، تا اینجای جواب خیالم رو راحت کرد.

اما ادامه دادند:

«فقط قبل از اصلاح باید ببینی تغییرت روی اطلاعاتی که قبلاً فرستادیم اثر می‌ذاره یا نه.»

دوباره برگشتم سراغ سند.

اینجا بود که فهمیدم موضوع کمی بیشتر از زدن دکمه ویرایشه.

ممکنه بعد از ارسال دفاتر متوجه بشیم مبلغ یک سند اشتباهه، شرحش نیاز به اصلاح داره، حساب معین یا تفصیلی درست انتخاب نشده یا اطلاعات دیگه‌ای از سند باید تغییر کنه.

در نرم‌افزار می‌تونیم اصلاح لازم رو انجام بدیم؛ اما یک نکته مهم وجود داره:

نرم افزار حسابداری و سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی دو جای جدا از هم هستند.

یعنی اگر من سندی رو در نرم افزار حسابداری تغییر بدم، اطلاعاتی که قبلاً برای دفاتر الکترونیکی ارسال شده، با اصلاح سند در نرم‌افزار خودبه‌خود تغییر نمی‌کنه.

همین‌جا بود که اصل ماجرا رو فهمیدم.

فرض کنید یک سند با مبلغ ۱۰ میلیون تومان در نرم‌افزار ثبت شده و با همین اطلاعات هم برای دفاتر الکترونیکی ارسال شده.

بعداً متوجه می‌شیم مبلغ درست ۱۲ میلیون تومان بوده.

اگر فقط سند رو در نرم‌افزار اصلاح کنیم، حالا یک جا ۱۲ میلیون داریم و یک جای دیگه هنوز همان اطلاعات قبلی ثبت شده.

یعنی دو نسخه متفاوت از یک اتفاق مالی!

از آقای احمدی پرسیدم:

«پس اگر سند رو اصلاح کنیم، باید اطلاعات دفاتر الکترونیکی رو هم اصلاح کنیم؟»

گفتند:

«اگر اصلاحی که انجام دادی روی اطلاعات ارسال‌شده اثر می‌ذاره، باید موضوع رو در اطلاعات ارسالی هم مطابق ضوابط و امکانات سامانه پیگیری و اصلاح کنی. مهم اینه که در نهایت اطلاعات دفاتر با اسناد نهایی حسابداری شرکت تطابق داشته باشه.»

این جمله برایم خیلی مهم بود.

تا امروز فکر می‌کردم ارسال دفاتر الکترونیکی یعنی پرونده آن دوره بسته شده و دیگر نباید چیزی را تغییر داد.

ولی حالا فهمیدم اصل موضوع چیز دیگری است.

اشتباه حسابداری را نباید فقط به این دلیل که قبلاً اطلاعاتی ارسال شده، رها کرد.

باید اشتباه را درست کنیم، اما حواسمان باشد اصلاحی که انجام می‌دهیم چه اثری روی اطلاعاتی دارد که قبلاً ارسال کرده‌ایم.

راستش هرچه بیشتر وارد حسابداری می‌شوم، بیشتر متوجه می‌شوم که خیلی از کارها با زدن دکمه «ارسال» تمام نمی‌شوند!

ارسال لیست بیمه، اظهارنامه، اطلاعات مالیاتی، دفاتر الکترونیکی و…

بعد از ارسال هم باید بدانیم دقیقاً چه چیزی فرستاده‌ایم و اگر بعداً چیزی تغییر کرد، تکلیف اطلاعات قبلی چه می‌شود.

امروز هم یک نکته جدید به دفتر یادداشتم اضافه کردم:

«اصلاح کردن اشتباه مهمه؛ ولی مهم‌تر از اون اینه که بدونی این اصلاح، کجاهای دیگه اثر می‌ذاره.»

فکر کنم حسابداری کم‌کم داره یک عادت خوب بهم یاد می‌ده:

قبل از اینکه روی «ذخیره» کلیک کنم، یک لحظه فکر کنم بعدش چه اتفاقی می‌افته!

آیا بعد از ارسال دفاتر الکترونیکی می‌توان اسناد حسابداری را اصلاح کرد؟

میخواستم سند اختتامیه بزنم ، اما …

این روزها حال و هوای واحد حسابداری یکم فرق کرده.
هر طرف رو نگاه می‌کنم صحبت از بستن حساب‌ها، اظهارنامه، تراز، تعدیلات و سند اختتامیه است.
من هم که فکر می‌کردم کم‌کم دارم حسابداری رو یاد می‌گیرم، امروز با اعتمادبه‌نفس از آقای احمدی پرسیدم:
«برای بستن سال، الان باید سند اختتامیه بزنیم دیگه؟»
نگاهم کردند و گفتند:
«نه! هنوز خیلی زوده.»
راستش انتظار این جواب رو نداشتم.
فکر می‌کردم وقتی سال مالی تموم شده، حسابدار هم میره سراغ نرم‌افزار، سند اختتامیه رو صادر می‌کنه و پرونده سال بسته میشه.
گفتم:
«پس قبلش باید چی کار کنیم؟»
آقای احمدی تراز آزمایشی رو باز کردند و گفتند:
«قبل از اینکه حساب‌ها رو ببندی، اول باید مطمئن بشی چیزی که داری می‌بندی درسته.»
این جمله خیلی ساده بود، ولی هرچه جلوتر رفتیم فهمیدم پشتش کلی کار خوابیده!
اول رفتیم سراغ تراز آزمایشی.
مانده حساب‌ها رو یکی‌یکی بررسی کردیم.
آقای احمدی توضیح دادند که صرفاً تراز بودن جمع بدهکار و بستانکار کافی نیست. ممکنه سندها از نظر جمع بدهکار و بستانکار کاملاً تراز باشند، اما یک حساب مانده غیرعادی داشته باشه یا اشتباهی در سرفصل نامناسب ثبت شده باشه.
مثلاً اگر حسابی برخلاف ماهیت مورد انتظارش مانده داشته باشه، نباید سریع از کنارش رد بشیم.
ممکنه ثبت اشتباه باشه، ممکنه سندی ناقص ثبت شده باشه و البته ممکنه دلیل واقعی و قابل توضیحی هم داشته باشه.
پس اولین درس امروز این بود:
مانده خلاف ماهیت لزوماً یعنی اشتباه نیست؛ اما حتماً یعنی «باید بررسی شود».
بعد رسیدیم به حساب بانک‌ها.
اینجا همان مغایرت‌گیری‌هایی که قبلاً انجام داده بودم دوباره به دردم خورد. مانده بانک در حسابداری باید کنترل بشه و اقلام باز و اختلاف‌ها مشخص باشند.
بعد نوبت حساب مشتری‌ها و تأمین‌کننده‌ها شد.
مانده‌های قدیمی، بدهکار و بستانکار شدن غیرعادی حساب اشخاص و مبالغی که مدت زیادی بدون تغییر باقی موندن، هرکدوم می‌تونن علامتی باشن که باید دوباره بررسی بشن.
تازه داشتم می‌فهمیدم چرا بستن حساب‌ها فقط یک عملیات داخل نرم‌افزار نیست.
بعد آقای احمدی گفتند:
«حالا باید مطمئن بشیم تعدیلات پایان سال هم انجام شده.»
و دوباره یک فهرست جدید جلوی من باز شد.
هزینه‌ها و درآمدهایی که مربوط به این سال هستند باید در دوره درست شناسایی شده باشند. حساب‌های پیش‌پرداخت و پیش‌دریافت باید بررسی بشن. دارایی‌های ثابت و استهلاک‌شون باید کنترل بشه. ذخایر و برآوردهای لازم باید بررسی و در صورت لزوم ثبت بشن و حساب‌هایی که نیاز به اصلاح دارند نباید همین‌طور وارد مرحله بستن حساب‌ها بشن.
گفتم:
«یعنی قبل از سند اختتامیه باید تقریباً کل حساب‌ها رو یک بار کنترل کنیم؟»
آقای احمدی خندیدند و گفتند:
«حالا داری متوجه میشی چرا گفتم هنوز خیلی زوده!»
واقعاً هم همین‌طور بود.
من تا امروز سند اختتامیه رو آخرین سند سال می‌دیدم.
اما امروز فهمیدم مهم‌تر از زدن سند اختتامیه، کارهاییه که قبل از اون انجام میشه.
اگر حساب اشتباهی داشته باشیم و بدون بررسی ببندیمش، اشتباه رو از بین نبردیم؛ فقط با خودمون به مرحله بعد بردیم.
وقتی کنترل‌های اولیه تموم شد، از آقای احمدی پرسیدم:
«خب، حالا سند اختتامیه؟»
گفتند:
«بازم نه!»
گفتم:
«پس دیگه چی مونده؟!»
گفتند:
«حساب‌های موقت.»
و اینجا بود که فهمیدم فردا قرار است سراغ درآمدها و هزینه‌ها برویم و ببینیم آخر این همه ثبت و سند، شرکت واقعاً چقدر سود یا زیان کرده.
امروز هم یک جمله به دفترم اضافه کردم:
«بستن حساب‌ها از سند اختتامیه شروع نمی‌شود؛ از مطمئن شدن درباره درست بودن حساب‌ها شروع می‌شود.»
فکر کنم هرچه بیشتر حسابداری یاد می‌گیرم، بیشتر می‌فهمم دکمه‌هایی که توی نرم‌افزار می‌زنیم آخر کارند، نه اولش!

مگه حساب هم تاریخ انقضا داره؟!

یادتونه دیروز وقتی از آقای احمدی پرسیدم:
«خب، حالا می‌تونیم سند اختتامیه بزنیم؟»
گفتند:
«نه، هنوز حساب‌های موقت مونده.»
راستش تا آخر وقت این «حساب‌های موقت» توی ذهنم مونده بود.
امروز صبح تقریباً اولین سؤالی که از آقای احمدی پرسیدم همین بود:
«اصلاً چرا بهشون میگیم حساب موقت؟ مگه حساب هم تاریخ انقضا داره؟!»
خندیدند و گفتند:
«تقریباً! بعضی حساب‌ها عمرشون فقط به اندازه یک دوره مالیه.»
این جواب باعث شد بیشتر کنجکاو بشم.
تراز رو باز کردیم و آقای احمدی چند تا از حساب‌ها رو نشونم دادند.
بانک، حساب‌های دریافتنی، دارایی‌های ثابت، حساب‌های پرداختنی، سرمایه…
بعد رفتیم سراغ درآمدها و هزینه‌ها.
گفتند:
«فرق این دوتا گروه رو می‌دونی؟»
گفتم:
«فکر کنم حساب‌های گروه اول به سال بعد منتقل میشن، ولی درآمد و هزینه نه.»
گفتند:
«دقیقاً.»
چرا درآمد و هزینه را به سال بعد نمی‌بریم؟
فرض کنید شرکت امسال ۱۰ میلیارد تومان درآمد داشته.
این درآمد مربوط به فعالیت همین سال بوده. منطقی نیست اول سال بعد حساب درآمد رو با ۱۰ میلیارد تومان شروع کنیم و درآمدهای سال جدید رو هم روی اون اضافه کنیم.
هزینه‌ها هم همین‌طورند.
حقوقی که امسال پرداخت شده، اجاره امسال، هزینه آب و برق، تبلیغات و بقیه هزینه‌هایی که مربوط به این دوره هستند، نباید به عنوان هزینه سال بعد ادامه پیدا کنند.
هر دوره مالی باید داستان خودش رو داشته باشه.
این جمله رو خیلی دوست داشتم.
چون تا قبل از این حساب‌ها رو بیشتر به شکل یک سری عدد و کد می‌دیدم، ولی الان موضوع برام قابل فهم‌تر شده بود.
درآمد و هزینه، داستان عملکرد یک دوره مالی هستند.
وقتی اون دوره تموم میشه، باید نتیجه این داستان مشخص بشه و دوره جدید از صفر شروع کنه.
گفتم:
«پس برای همین بهشون میگیم موقت؟»
گفتند:
«بله. مانده این حساب‌ها قرار نیست مثل بانک یا حساب‌های دریافتنی مستقیماً به سال بعد منتقل بشه.»
خب، چطور حساب‌های موقت را می‌بندیم؟
حالا رسیدیم به قسمت عملی کار.
آقای احمدی گفتند اول باید حساب‌های درآمد رو ببندیم.
درآمدها معمولاً مانده بستانکار دارند. بنابراین برای صفر کردنشون باید به اندازه مانده، بدهکارشون کنیم و طرف مقابل رو به حساب واسط مربوط به بستن حساب‌های موقت منتقل کنیم.
بعد نوبت هزینه‌هاست.
هزینه‌ها معمولاً مانده بدهکار دارند. پس برای صفر کردنشون باید بستانکارشون کنیم و طرف مقابل ثبت دوباره به حساب واسط مربوط منتقل میشه.
چند لحظه به صفحه نگاه کردم.
تمام حساب‌هایی که طی یک سال پر از عدد شده بودند، یکی‌یکی داشتند صفر می‌شدند.
درآمد فروش…
هزینه حقوق و دستمزد…
هزینه اجاره…
هزینه استهلاک…
هزینه‌های اداری…
و بقیه حساب‌های موقت.
اما یک سؤال برام پیش اومد.
گفتم:
«این عددها که واقعاً از بین نرفتن. پس کجا رفتن؟»
آقای احمدی گفتند:
«دقیقاً همین سؤال مهمه. ما اطلاعات رو پاک نکردیم؛ مانده حساب‌های موقت رو منتقل کردیم تا نتیجه عملکرد دوره مشخص بشه.»
و بالاخره رسیدیم به نتیجه یک سال
وقتی درآمدها و هزینه‌ها بسته شدند، حالا می‌شد نتیجه فعالیت دوره رو دید.
در یک طرف، درآمدهایی که شرکت طی سال به دست آورده بود.
در طرف دیگر، هزینه‌هایی که برای فعالیت شرکت تحمل شده بود.
و تفاوت این دو، ما رو به نتیجه عملکرد دوره می‌رسوند.
اگر درآمدها بیشتر از هزینه‌ها باشند، نتیجه سود است.
اگر هزینه‌ها بیشتر باشند، نتیجه زیان خواهد بود.
اینجا بود که برای چند لحظه به عدد نهایی نگاه کردم.
عجیب بود.
صدها سند حسابداری که طی یک سال ثبت شده بودند؛ خرید، فروش، حقوق، اجاره، استهلاک، هزینه‌های مختلف و کلی اتفاق دیگه…
حالا اثر همه‌شون در نهایت به نتیجه عملکرد دوره رسیده بود.
گفتم:
«یعنی الان دیگه سود شرکت مشخص شد؟»
آقای احمدی گفتند:
«نتیجه حسابداری دوره مشخص شده؛ ولی هنوز کارمون با این عدد تموم نشده.»
باز هم همان جمله همیشگی!
هنوز کارمون تموم نشده…
پرسیدم:
«دیگه چی مونده؟»
گفتند:
«حالا باید ببینیم مالیات چی میشه، اگر سود داریم چه تصمیماتی درباره‌ش وجود داره، چه مبالغی باید حسب مقررات و مصوبات در نظر گرفته بشه و در نهایت چه مبلغی به سود و زیان انباشته منتقل میشه.»
دفترم رو باز کردم و نوشتم:
مالیات → اندوخته → تخصیص سود → سود و زیان انباشته
فکر کنم موضوع فردای من مشخص شده بود!
اما مهم‌ترین چیزی که امروز یاد گرفتم این بود:
بستن حساب‌های موقت یعنی پاک کردن درآمدها و هزینه‌ها نیست؛ یعنی پایان دادن به عملکرد یک دوره، مشخص کردن نتیجه آن و آماده شدن برای شروع یک دوره مالی جدید.
و حالا جواب سؤال صبحم رو هم می‌دونستم.
بعضی حساب‌ها واقعاً تاریخ انقضا دارند!
البته نه اینکه اطلاعاتشون از بین بره…
فقط عمر مانده‌شون به اندازه یک دوره مالیه.

شرکت سود کرده؛ حالا این پول مال کیه؟!

دیروز بالاخره حساب‌های درآمد و هزینه رو بستیم و نتیجه عملکرد شرکت مشخص شد.

شرکت سود کرده بود.

چند لحظه به عددی که روی صفحه بود نگاه کردم و بعد با ذوق گفتم:

«خب، پس این همون پولیه که آخرش بین سهامدارها تقسیم میشه؟»

آقای احمدی نگاهم کردند و گفتند:

«نه به این سرعت!»

احساس کردم این جمله داره تبدیل میشه به جمله ثابت دوره کارآموزی من!

هر بار فکر می‌کنم به آخر یک مرحله رسیدیم، تازه یک موضوع جدید شروع میشه.

گفتم:

«ولی درآمدها رو بستیم، هزینه‌ها رو هم بستیم، سود هم که مشخص شده. دیگه چی مونده؟»

گفتند:

«اول از همه باید بدونی عددی که الان می‌بینی، نتیجه حسابداری شرکته. این عدد لزوماً همون درآمد مشمول مالیات نیست و تازه بعد از اون هم هر سودی رو نمی‌شه همین‌طوری برداشت و تقسیم کرد.»

سود حسابداری با سود مشمول مالیات یکی نیست؟

این قسمت برام جالب شد.

تا امروز تصورم این بود که وقتی درآمدها رو از هزینه‌ها کم کنیم و به سود برسیم، سازمان امور مالیاتی هم تقریباً همین عدد رو مبنای محاسبه مالیات قرار میده.

ولی آقای احمدی توضیح دادند که ماجرا به این سادگی نیست.

ممکنه هزینه‌ای از نظر حسابداری کاملاً ثبت شده باشه، اما برای پذیرش مالیاتی شرایط و مدارک خاصی لازم داشته باشه.

ممکنه بعضی اقلام طبق مقررات مالیاتی رفتار متفاوتی داشته باشند یا برای رسیدن از سود حسابداری به درآمد مشمول مالیات، تعدیلاتی لازم باشه.

پس اولین نکته‌ای که امروز نوشتم این بود:

سود حسابداری ≠ لزوماً درآمد مشمول مالیات

گفتم:

«یعنی نمی‌تونیم فقط سود حسابداری رو در نرخ مالیات ضرب کنیم و بگیم مالیات شرکت همین قدره؟»

گفتند:

«نه. برای محاسبه مالیات باید مقررات مالیاتی و وضعیت اقلام رو بررسی کنی.»

اینجا تازه فهمیدم چرا پرونده مالیاتی شرکت‌ها این‌همه جزئیات داره.

پس اول تکلیف مالیات مشخص می‌شود

بعد از بررسی‌های لازم، مالیات مربوط به دوره هم باید در حساب‌ها شناسایی بشه.

یعنی اگر شرکت بابت عملکرد دوره مالیات داشته باشه، این موضوع روی نتیجه نهایی دوره اثر می‌ذاره.

با خودم گفتم:

«خب، حالا دیگه سود باقی‌مونده رو می‌تونیم تقسیم کنیم؟»

این بار قبل از اینکه سؤال رو بلند بپرسم، خودم حدس زدم جواب آقای احمدی چی باشه!

هنوز نه…

و درست حدس زده بودم.

هر سودی قابل تقسیم نیست

آقای احمدی توضیح دادند که وقتی شرکت سود داره، باید ببینیم طبق قانون، اساسنامه شرکت و تصمیمات مراجع مربوط چه اتفاقی باید برای اون بیفته.

ممکنه حسب نوع شرکت و شرایطش، بخشی از سود به اندوخته قانونی اختصاص پیدا کنه.

ممکنه شرکت اندوخته‌های دیگه‌ای هم داشته باشه.

و درباره تقسیم سود هم این‌طور نیست که حسابدار خودش تصمیم بگیره چه مبلغی بین صاحبان سرمایه تقسیم بشه.

تصمیم‌گیری درباره تخصیص و تقسیم سود باید در چارچوب مقررات، اساسنامه و مصوبات مرجع صلاحیت‌دار شرکت انجام بشه.

گفتم:

«پس کار حسابدار چیه؟»

گفتند:

«حسابدار باید اطلاعات درست رو آماده کنه، آثار تصمیمات و الزامات رو درست ثبت کنه و مطمئن بشه حساب‌ها چیزی رو نشون میدن که واقعاً اتفاق افتاده.»

این جمله رو هم نوشتم.

چون به نظرم فرق بزرگی بین ثبت یک تصمیم و گرفتن آن تصمیم وجود داره.

اندوخته یعنی چی؟

راستش اسم اندوخته رو قبلاً زیاد دیده بودم، ولی هیچ‌وقت جدی به مفهومش فکر نکرده بودم.

آقای احمدی توضیح دادند که بسته به نوع شرکت و مقررات مربوط، ممکنه بخشی از سود برای مقاصد مشخص در حقوق مالکانه نگهداری بشه.

یکی از مواردی که زیاد باهاش روبه‌رو می‌شیم اندوخته قانونی است.

البته میزان و نحوه محاسبه اون رو نمی‌شه برای همه شرکت‌ها با یک نسخه ثابت توضیح داد و باید نوع شخصیت حقوقی، قوانین و شرایط شرکت رو در نظر گرفت.

این قسمت رو توی دفترم با یک ستاره مشخص کردم:

هر وقت درباره اندوخته صحبت می‌کنیم، اول باید ببینیم با چه نوع شرکتی طرف هستیم.

و سود و زیان انباشته…

بعد رسیدیم به حسابی که اسمش رو بارها در ترازنامه دیده بودم:

سود و زیان انباشته.

آقای احمدی توضیح دادند که پس از طی مراحل مربوط و تعیین تکلیف نتیجه دوره، مانده مربوط حسب شرایط به سود و زیان انباشته منتقل میشه.

یعنی نتیجه فعالیت شرکت فقط یک عدد روی صفحه نیست؛ بخشی از سابقه مالی شرکت میشه و اثرش در حقوق مالکانه باقی می‌مونه.

حالا وقتی به ترازنامه نگاه می‌کردم، حساب سود و زیان انباشته برام مفهوم خیلی بیشتری داشت.

قبلاً فقط یک ردیف بود.

حالا پشت اون ردیف، داستان عملکرد سال‌های مختلف شرکت رو می‌دیدم.

سود با پول نقد فرق دارد

در همین حین یک سؤال دیگه به ذهنم رسید.

گفتم:

«پس اگر شرکت مثلاً یک میلیارد تومان سود داشته باشه، یعنی باید یک میلیارد تومان هم توی حساب بانک داشته باشه؟»

آقای احمدی گفتند:

«نه. این هم یکی از اشتباهات رایجه.»

ممکنه بخشی از فروش شرکت هنوز از مشتری وصول نشده باشه.

ممکنه شرکت برای خرید دارایی پول پرداخت کرده باشه.

ممکنه بدهی تسویه کرده باشه یا پولش در موجودی کالا و سایر دارایی‌ها قرار گرفته باشه.

بنابراین:

سود یک مفهوم حسابداری است و الزاماً معادل وجه نقد موجود در بانک نیست.

این یکی واقعاً برام جالب بود.

شرکت می‌تونه سودده باشه، ولی هم‌زمان برای پرداخت بعضی تعهداتش با کمبود نقدینگی روبه‌رو بشه.

یا برعکس، ممکنه پول زیادی در حساب بانکی داشته باشه ولی این موضوع به تنهایی به معنی سودآور بودن شرکت نیست.

فکر کنم امروز بیشتر از اینکه درباره بستن حساب‌ها یاد بگیرم، درباره معنی واقعی «سود» یاد گرفتم.

سود فقط حاصل کم کردن دو عدد از هم نیست.

پشتش مالیات هست، مقررات هست، تصمیمات صاحبان شرکت هست، اندوخته هست، سود انباشته هست و تازه باید حواسمون باشه که اون رو با موجودی بانک هم اشتباه نگیریم.

وقتی کارمون تموم شد، دفترم رو بستم.

چند ثانیه صبر کردم و بعد با لبخند گفتم:

«آقای احمدی…»

نگاهم کردند.

گفتم:

«حالا دیگه سند اختتامیه؟»

این بار برخلاف دفعه‌های قبل نگفتند «هنوز نه».

لبخند زدند و گفتند:

«آره… حالا وقتشه.»

فکر کنم بالاخره بعد از چند روز به همون سندی رسیدم که از اول دنبال زدنش بودم!

ولی حالا دیگه می‌دونستم چرا نمی‌شد از همون اول مستقیم سراغش رفت.